Am 19. Juli 2019 veröffentlichte die Generaldirektion der Register und Notare (DGRN) einen Beschluss, der sich aus einer Beschwerde gegen die Weigerung der Handelsregisterführerin I von Asturien ableitet, eine notarielle Urkunde für Gesellschaftsbeschlüsse zur Änderung der Satzung und, insbesondere, dessen Artikel 21 über die Einberufung der Hauptversammlung und die Möglichkeit der Einberufung per E-Mail zu registrieren.
Der geänderte Artikel hatte folgenden Wortlaut:
„Artikel 21. Alle Hauptversammlungen müssen durch ein individuelles und schriftliches Kommunikationsverfahren, einschließlich elektronischer Mittel, einberufen werden, das sowohl von der Universalpost als auch von einem anderen Betreiber durchgeführt werden kann und sicherstellt, dass die Einberufung bei allen Gesellschaftern unter der dafür vorgesehenen Adresse oder derjenigen, die in den Unterlagen der Gesellschaft vorgesehen wird (betrachtet als solche diejenige, die im Gesellschafterverzeichnis erscheint, und in Ermangelung dessen, die im Dokument oder Titel des Erwerbs des Gesellschafterstatus angegebene Adresse) oder durch der von jedem Gesellschafter angegebenen und auch im Gesellschafterverzeichnis angegebenen E-Mail-Adresse (mit Lesebestätigung unter Berücksichtigung der Tatsache, dass die Weigerung, die Anfrage zum Lesen der Versendung der Vorladung zu bestätigen, die Auswirkungen derselben haben wird, sofern sie nicht vom System zurückgegeben wurde), mit Anpassung, auf jeden Fall, des Inhalts der Einberufung zu den Bestimmungen des Artikels 174 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften, mindestens fünfzehn Tage vor dem Tag an dem die Hauptversammlung stattfinden sollte, mit Ausnahme von Fusionen und Abspaltungen, bei denen die Mitteilung mindestens einen Monat im Voraus erfolgen muss, wobei der Zeitraum ab dem Tag der Absendung der Mitteilung zum letzten von ihnen berechnet wird, [….]“.
Die Handelsregisterführerin hat die Urkunde zur Änderung der Satzung negativ qualifiziert und argumentiert, dass ein elektronisches Vorladungssystem per E-Mail nicht angenommen werden könne, ohne dass eine Bestätigung seiner Auslegung erforderlich sei, und ihre Entscheidung auf den Beschluss der Generaldirektion der Register und Notare vom 28. Oktober 2014 und gemäß Artikel 173 Absatz 2 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften gestützt.
Die oben genannte negative Bewertung wurde vom Notar angefochten, der, wie wir im Folgenden sehen werden, diese Bewertung zu Recht in Frage stellte und erklärte, dass von dem Moment an, an dem der Gesellschafter eine E-Mail-Adresse angegeben hat, dieser die Kommunikationsmittel mit der Gesellschaft akzeptiert, und fügte hinzu, dass „die Effizienz nicht seinem alleinigen Ermessen überlassen werden kann, sodass wenn er die Lesung nicht bestätigt, müssen die daraus resultierenden Folgen auf seine Kosten und von ihm getragen werden„.
Nun, die DGRN hat die Debatte beigelegt, indem sie sich für die Schätzung der Beschwerde und den Widerruf der angefochtenen negativen Bewertung entschieden hat, und bekräftigte, dass das geplante System es ermöglicht, den Empfang der Ankündigung vom Gesellschafter vernünftigerweise sicherzustellen, und dass im derzeitigen Stand der Telematischen Kommunikationen, der Nachweis des Empfangs beispielsweise durch die <<<Auslieferungsbestätigung>>>, ein Mittel, das als ausreichend anzusehen ist, erbracht werden kann.
Schließlich fügt die DGRN hinzu, dass die Bestimmung im Artikel, dass die „Nichtbestätigung“ die Wirkungen der Bestätigung hervorruft, solange die Mitteilung nicht vom System zurückgegeben wurde, das vorgeschlagene System nicht verzerrt, vorausgesetzt, dass „das Verfahren Vorrang vor der obstruktiven Haltung des Gesellschafters haben muss, der eine solche Lesebestätigung ablehnt, so dass in diesem Fall der Gesellschafter für den Nachweis des möglichen Fehlens einer Einberufung verantwortlich ist“.
Pedro Blanco Guardado
Vilá Abogados
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30. August 2019
