A menudo nos encontramos ante sociedades españolas cuyos socios -e incluso sus administradores- tienen nacionalidad extranjera y/o residen en lugares dispersos, lejanos al domicilio social.
En estos casos, resulta de especial interés prever estatutariamente la posibilidad de asistir a las juntas generales -y a las reuniones del consejo de administración, en su caso- por medios de comunicación a distancia, o la posibilidad de emitir el voto, también a distancia, por correspondencia postal, electrónica o por cualquier otro medio de comunicación.
Asimismo, una previsión estatutaria en este sentido permite que los socios que residen en el extranjero o lejos del domicilio social tengan conocimiento directo del modo en que transcurre la celebración de la junta, sin necesidad de desplazarse ni nombrar a quienes los representen, lo cual supone un ahorro en términos de tiempo y costes de desplazamiento, mensajería, etc.
No obstante, la Ley de Sociedades de Capital (LSC) no prevé la posibilidad de celebrar la junta general de socios mediante videoconferencia o por medios telemáticos análogos en el caso de las sociedades de responsabilidad limitada (SL), y es por ello que ha sido una cuestión discutida entre notarios y registradores en diversas ocasiones, dando lugar, a modo de ejemplo, a las resoluciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) de 19 de diciembre de 2012, 25 y 26 de abril de 2017, y 8 de enero de 2018.
a) Asistencia a la junta general y ejercicio del voto por videoconferencia o medio análogo
En relación con la asistencia a la junta general por videoconferencia o medio análogo, la DGRN, en su resolución de 19 de diciembre de 2012, parte del artículo 175 de la LSC, – que establece que: “Salvo disposición contraria en los estatutos, la junta general se celebrará en el término municipal donde la sociedad tenga su domicilio”-, para afirmar que, aunque el citado artículo exige una ubicación física para la celebración de la junta general a la que siempre podrán asistir personalmente los socios, el artículo 182 del mismo cuerpo legal, refiriéndose a las sociedades anónimas, permite la asistencia a la junta por medios telemáticos.
Asimismo, la DGRN indica que el artículo 189.2 de la LSC, también únicamente en relación con las sociedades anónimas, prevé que:
“De conformidad con lo que se disponga en los estatutos, el voto de las propuestas sobre puntos comprendidos en el orden del día de cualquier clase de junta general podrá delegarse o ejercitarse por el accionista mediante correspondencia postal, electrónica o cualquier otro medio de comunicación a distancia, siempre que se garantice debidamente la identidad del sujeto que ejerce su derecho de voto.”
Al respecto, la DGRN indica que, si bien es cierto que los artículos 182 y 189 de la LSC se refieren únicamente a las sociedades anónimas, ello no debe llevar a entender que la LSC prohíba en las SL el uso de la videoconferencia u otros medios telemáticos análogos para la asistencia y voto de los socios en la junta general.
Por ello, concluye que una vez fijada una ubicación física para la celebración de la junta que permita la asistencia personal, ha de ser admitida en la SL la posibilidad de asistir y ejercitar el derecho de voto por videoconferencia o por medios telemáticos, siempre y cuando se asegure que los asistentes remotos tengan noticia en tiempo real de lo que ocurre y en la medida en que los socios puedan intervenir.
b) Delegación del voto por medios telemáticos
Por otra parte, en la misma resolución de la DGRN de 19 de diciembre de 2012, se plantea si en la SL es posible utilizar videoconferencia o medio telemático análogo ya no para asistir o votar, sino para delegar el voto. Para responder a ello, en primer lugar hay que acudir al artículo 183.2 de la LSC que determina, respecto de las sociedades de responsabilidad limitada, lo siguiente:
“La representación deberá conferirse por escrito. Si no constare en documento público, deberá ser especial para cada junta”.
De acuerdo con una interpretación literal del anterior precepto, “por escrito” exigiría carta, documento o cualquier papel manuscrito, mecanografiado o impreso. Sin embargo, en su resolución de 19 de diciembre de 2012, la DGRN rechaza dicha interpretación literal, concluyendo que “por escrito” no excluye otras formas de constancia y prueba de que la representación ha sido otorgada, como pueden ser los medios telemáticos o incluso audiovisuales, a tenor de los artículos 3 de la Ley de firma electrónica (Ley 59/2003, de 19 de diciembre) y 23 a 29 de la Ley de servicios de la sociedad de la información y del comercio electrónico (Ley 34/2002, de 11 de julio).
Por lo tanto, de acuerdo con la citada resolución, los estatutos sociales también pueden prever que para la delegación del voto sea posible utilizar la videoconferencia o cualquier otro medio de comunicación a distancia, a condición de que quede registrado en algún tipo de soporte electrónico que será admisible en juicio como prueba documental.
c) Emisión del voto por medios telemáticos sin firma legitimada o por medio de documento remitido telemáticamente sin firma electrónica
Sin perjuicio de lo anterior, en dos casos posteriores en los que los estatutos preveían:
“También será válido el voto ejercitado por el socio por medio de escrito con firma legitimada [notarialmente], o por medio de documento remitido telemáticamente con su firma electrónica. No obstante, la Junta podrá aceptar dichos medios aun sin legitimación de firma ni firma electrónica. En ambos casos, el voto deberá de recibirse por la sociedad con un mínimo de 24 horas de antelación a la hora fijada para el comienzo de la junta.”
El registrador consideró que, conforme al artículo 189.2 de la LSC y por analogía con el artículo 522 de la misma Ley, la emisión de voto por cualquier medio de comunicación a distancia se podrá efectuar siempre que se garantice debidamente la identidad del sujeto que ejercite su derecho a voto, por lo que rechazó la frase “No obstante, la Junta podrá aceptar dichos medios aun sin legitimación de firma ni firma electrónica”.
Sin embargo, la DGRN, en sus resoluciones de 25 y 26 de abril de 2017, estimó válida la previsión estatutaria de que la junta general de socios –con base en su soberanía o libre actuación- pueda aceptar el voto ejercitado por el socio por medio de escrito sin firma legitimada o por medio de documento remitido telemáticamente sin firma electrónica, dado que el artículo 521 de la LSC lo único que exige es que se garantice la identidad del sujeto que vota, sin predeterminar la forma en que se consiga.
Además, tal como indica la DGRN, en el inciso final se ha añadido la prevención de que “el voto deberá de recibirse por la sociedad con un mínimo de 24 horas de antelación a la hora fijada para el comienzo de la junta”, lo cual permite llevar a cabo el prudente control de la identidad del sujeto que ejercite su derecho a voto con una antelación suficiente.
d) Emisión del voto a distancia anticipado en junta general de socios
Más recientemente, la DGRN, en su resolución de la DGRN de 8 de enero de 2018, resolvió sobre la solicitud de inscripción de la escritura de constitución de una SL cuyos estatutos preveían la emisión del voto a distancia anticipado en las juntas generales de socios.
El registrador rechazó la inscripción de dicho apartado de los estatutos sociales por entender que el voto a distancia anticipado, al estar únicamente previsto para las sociedades anónimas cotizadas -artículo 521.2.c) de la Ley de Sociedades de Capital (LSC)- no es aplicable a las SL ni tampoco a las sociedades anónimas en general.
No obstante, de nuevo, la DGRN concluyó que, a falta de prohibición por la LSC, el voto anticipado a distancia en junta de socios, si está regulado en los estatutos, es admisible en una SL. Y lo mismo aplica al voto de un consejero en relación con una reunión del consejo de administración convocada y que vaya a celebrarse de modo presencial, si así lo prevén los estatutos sociales.
Carla Villavicencio
Vilá Abogados
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13 de abril 2018
