Die Entscheidung der Generaldirektion für Register und Notariat vom 12. Februar 2015, basierend auf dem Gesetz 14/2013 zur Förderung von Unternehmern, war dazu bestimmt das System der Legalisierung der Geschäftsbücher zu beschleunigen. Gleichwohl kam es in der Praxis zu erheblichen Problemen und Zweifel bezüglich der Übersendung der Daten (elektronischen Dateien) zwischen dem Unternehmen und dem Handelsregister, insbesondere, da die Geschäftsbücher Besprechungen oder Entscheidungen über hoch-strategische Punkte beinhalten können, welche durch Angriffe von Hackers in die Hände von Dritten fallen könnten. Dies soll durch eine neue Entscheidung der Generaldirektion vom 1. Juli 2015 –veröffentlicht am 8.Juli 2015- behoben werden.

ÄNDERUNG DER ENTSCHEIDUNG VOM 12. FEBRUAR 2015.

Die Entscheidung vom 1. Juli verfügt über mehrere Maßnahmen bezüglich der Sicherheit und Privatsphäre der Dateien, welche die Geschäftsbücher der Unternehmen beinhalten, und wie folgt zusammengefasst werden:

a) Allgemeine Sicherheitsmaßnahmen in der Verarbeitung der Dateien der Geschäftsbücher, die telematisch dem Handelsregister zur Legalisierung übersandt werden.

  • Diese Dateien werden nach Legalisierung des Handelsregisters gelöscht. Bei notwendiger Mängelbehebung werden diese nach Ablauf der Behebungsfrist ohne Behebung zerstört.
  • Das Verfahren zur Annahme und Bearbeitung der Dateien muss das elektronische Rückverfolgbarkeitssystem der Instanzen und Personen, die diese verarbeitet haben, garantieren.

b) Sicherheit bei Dateien mit Geschäftsbüchern ohne Bezifferung.

  • Der Verantwortliche für die Dateien bezüglich der Legalisierung ist das Handelsregister und daher dazu verpflichtet die Maßnahmen zur Garantie der Sicherheit der personenbezogenen Daten, sowie dessen Geheimhaltung, solange sie in dessen Besitz sind, zu treffen.
  • Gleichwohl hat der Unternehmer zur entsprechenden Beweiserhebung in einem gerichtlichen Verfahren einen elektronischen Datenträger mit gleichem Inhalt und Format wie das der bereits eingereichten behalten. Sollte das Gericht die Datei anfordern, ist der Unternehmer nur dazu verpflichtet eine Kopie der legalisierten Datei und der Bescheinigung der Legalisierung herauszugeben.

c) Bezifferte Dateien. Besonderer Schutz.

  • Bei Nachfrage des Unternehmers kann dieser die entsprechende Technologieplatform der Kammer der Registerbeamten zur Entschlüsselung der Dateien, die kostenlos ist, benutzen.
  • In diesem Fall wird das Register sowohl den Inhalt sowie auch, dass der Algorithmus aus den bezifferten Dateien mit dem in den eingereichten Geschäftsbücher übereinstimmt, bescheinigen.

d) Einrichtungen zur Erbringung von Dienstleistungen zur Bescheinigung. Die Entscheidung erlaubt die Bezifferung seitens Dritter außerhalb des kostenlosen System der Kammer für Registerbeamte.

  • Der Unternehmer kann ebenfalls ein beziffertes System mit zweifachem Passwort (öffentlich und privat) benutzen, das von Einrichtungen zur Bescheinigung von elektronischen Unterschriften, die als “vertrauenswerter Dritter” agieren, verwendet wird. Diese Einrichtungen erbringen deren Dienstleistung gemäß Gesetz 34/2002 der Dienstleistungen der Informationsgesellschaft.

e) Die auf Weißpapier legalisierten Geschäftsbücher mit Eintragungen ab 29. September 2013 und vor dem 31. Dezember 2014 geschlossen, welche nicht auf ein neues Buch in elektronischer Form umgesetzt worden sind, sind nicht nochmals zu legalisieren.

f) Einreichung im Handelsregister.

Die Legalisierung der Geschäftsbücher kann gemeinsam in einem einzelnen Akt oder getrennt erfolgen. Nicht gesetzlich erforderliche Geschäftsbücher sind nicht telematisch zu legalisieren.

Es bestehen ferner aber noch Zweifel über die Leistungsfähigkeit dieser Sicherheitsmaßnahmen zur Garantie der Geheimhaltung der Daten, die in den Dateien enthalten sind, wobei es vorkommen könnte, dass diese nicht ausreichend sind, angesichts der Dichotomie zwischen dem Datenschutz und der technischen Kapazitäten, um in Gebieten mit beschränktem Zugang, sei es aus Vergnügung oder mit gesetzeswidriger Absicht, zu gelangen. Daher wird in dem Präambel der Entscheidung die Tür offen gelassen für etwaige spätere Reformen, die das Verfahren zur Legalisierung der Geschäftsbücher ändern könnten, im Hinblick auf die Legalisierung der Geschäftsbücher ohne Geheimhaltungsvereinbarungen und die Sicherheit der Arbeitnehmer zu gefährden.

 

 

Eduardo Vilá

Vilá Abogados

 

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10. Juli 2015