Am 16. Februar 2019 trat die Verordnung (EU) 2016/1191 (die „Verordnung“) in Kraft, die den Bürokratieabbau zwischen den Ländern der Europäischen Union zum Ziel hat. Konkret beseitigt die Verordnung die Notwendigkeit der Apostille durch die „Haager Apostille“ und der Übersetzung bestimmter öffentlicher Dokumente, um in anderen Ländern der Europäischen Union Wirkung zu entfalten.
Vor Inkrafttreten dieser Verordnung mussten Bürger, die ein öffentliches Dokument ihres Landes in anderen Ländern der Europäischen Union einreichen wollten, ein Echtheitssiegel, die so genannte „Haager Apostille“, zusammen mit einer Übersetzung des Dokuments in die Amtssprache des Landes, in dem es wirksam werden sollte, erhalten.
Die neue Verordnung vereinfacht jedoch die folgenden Verfahren:
(1) Das Erfordernis der Apostille öffentlicher Dokumente mittels der Haager Apostille wird abgeschafft.
(2) Die Verpflichtung, Original und beglaubigte Kopien zum Zeitpunkt der Anmeldung vorzulegen, wird abgeschafft, wobei die Länder beglaubigte Kopien direkt akzeptieren müssen.
(3) Die Verpflichtung für den Bürger, eine Übersetzung bestimmter öffentlicher Dokumente vorzulegen, wird abgeschafft. Das Land, das das Dokument ausgestellt hat, sollte ein mehrsprachiges Formular für alle Sprachen der Europäischen Union zur Verfügung stellen, und die empfangende Behörde sollte, außer unter besonderen Umständen, keine Übersetzung verlangen.
(4) Wenn eine beglaubigte Übersetzung des öffentlichen Dokuments erforderlich ist, sollten die Länder eine beglaubigte Übersetzung akzeptieren, die in einem beliebigen Land der Europäischen Union angefertigt wurde.
Ungeachtet des Vorstehenden können die Behörden der Länder die Echtheit der öffentlichen Urkunden bei den ausstellenden Behörden überprüfen, wenn das vorgelegte Dokument Zweifel an seiner Echtheit aufkommen lässt.
Die Verordnung sieht jedoch folgende Einschränkungen vor:
(a) Öffentliche Dokumente sind nur die folgenden Dokumente:
a. Von einem Gericht ausgestellte Dokumente
b. Administrative Dokumente
c. Die notariellen Urkunden
d. Offizielle Bescheinigungen, die auf privaten Dokumenten platziert wurden
e. Diplomatische und konsularische Dokumente
(b) Die Bereiche, in denen es angewendet wird, sind sehr beschränkt:
a. Bereiche, für die eine Verpflichtung besteht, ein mehrsprachiges Formular auszustellen: Geburt, Lebendigkeit, Tod, Ehe, eingetragene Partnerschaft, Wohnsitz oder Aufenthalt, Fehlen eines Strafregisters
b. Andere Bereiche, in denen keine Verpflichtung besteht, ein mehrsprachiges Formblatt auszustellen: Name, Scheidung, Trennung ohne Auflösung des Ehebandes oder Ungültigerklärung der Ehe, Löschung der Eintragung einer Partnerschaft, Trennung ohne Auflösung des Ehebandes oder Ungültigerklärung einer eingetragenen Partnerschaft, Abstammung, Adoption, Staatsangehörigkeit und aktives und passives Wahlrecht bei Kommunalwahlen und Wahlen zum Europäischen Parlament.
Es stimmt zwar, dass die durch die Verordnung auferlegten Verpflichtungen nicht für alle Arten von Dokumenten und nicht in allen Bereichen gelten, doch stellt ihr Inkrafttreten einen großen Fortschritt bei der Vereinfachung der Bürokratie und der strengen Kontrolle der Echtheit innerhalb der Europäischen Union dar, was für Anwaltskanzleien und Agenturen, die mit amtlichen öffentlichen Dokumenten zu tun haben, und insbesondere für den europäischen Bürger eine große Erleichterung bedeuten wird.
Pedro Blanco
Vilá Abogados
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15. März 2019
