Mit dem Gesetz 14/2013 vom 27. September zur Unterstützung von Unternehmern und ihrer Internationalisierung und insbesondere auf der Grundlage der diesbezüglichen Auslegung durch die Generaldirektion des Registers und der Notare (die „DGRN“) vom 12. Februar 2015 wurde eine Verpflichtung für alle Unternehmen eingeführt, ihre Geschäftsbücher telematisch zu legalisieren. Diese neue Verpflichtung veränderte das bestehende kommerzielle Buchhaltungssystem vollständig. Bisher gab es keine Verpflichtung, dem Handelsregister die im Laufe des Jahres unterzeichneten Protokolle zu melden, sondern die Firma schrieb diese Protokolle einfach in ihr eigenes Protokollbuch um.
Wenn das Unternehmen sein erstes elektronisches Exemplar der Geschäftsbücher versendet, muss die Tatsache, dass das vorherige Buch in seiner Gesamtheit verwendet wurde, von der Verwaltungsbehörde bestätigt und als Anlage beigefügt werden.
In dem Fall, in dem der DGRN-Beschluss am 21. Februar 2019 erging, wurde die Praxis der Legalisierung eines Protokollbuchs mit Vorlage der entsprechenden Dokumentation telematisch beantragt. Da es aufgrund der fehlenden Zertifizierung durch die Verwaltungsbehörde negativ bewertet wurde, wurde die Dokumentation erneut zusammen mit dem ausgestellten Zertifikat vorgelegt, aus dem hervorgeht, dass das zuvor am 11. Mai 1999 legalisierte Buch am 20. Juli 2017 geschlossen wurde. Es erwies sich jedoch als fehlerhaft, weil das Abschlussdatum des vorherigen Buches nicht korrekt war, was die Frage aufwirft, was das korrekte Datum für den Abschluss des vorherigen Buches ist.
Zu Beginn dieses Systems der Legalisierung von Handelsbüchern im Telematikmodus wurden von der DGRN mehrere Anweisungen herausgegeben. Die Anweisungen basierten auf der Annahme, (i) dass die Legalisierung des Protokollbuchs immer nach Abschluss des Geschäftsjahres erfolgt, (ii) dass das Format des Mediums ausschliesslich elektronisch sein muss und (iii) dass die Präsentationsmittel immer telematisch sein müssen. Kurz gesagt, die Übergangsregeln lauteten wie folgt:
(a) Für die ab dem 29. September 2013 eröffneten Geschäftsjahre von Unternehmen musste die telematische Präsentation der obligatorischen Bücher in elektronischem Format in Übereinstimmung mit dem neuen System ohne vorherige Legalisierung von Büchern in Papier- und Blankoformat erfolgen.
(b) Zuvor legalisierte Blankobücher konnten bis zum Ende des Finanzjahres verwendet werden.
(c) Wenn das Buch nicht geschlossen wurde und Eintragungen auch nach diesem Datum, spätestens jedoch bis zum 31. Dezember 2014, vorgenommen wurden, war keine weitere Legalisierung angebracht.
(d) Wenn das Buch nicht geschlossen wurde und weiterhin Einträge für Geschäftsjahre vorgenommen wurden, die nach dem 1. Januar 2015 begannen, musste das Buch geschlossen und die letzteren Einträge in das neue Buch übertragen werden, das in elektronischem Format geöffnet werden sollte.
Im fraglichen Fall wurde das vorherige Buch am 11. Mai 1999 legalisiert und am 20. Juli 2017 geschlossen. Nach den oben genannten Kriterien hätte das Abschlussdatum mit dem Abschlussdatum des Finanzjahres, das vor dem 29. September 2013 begonnen hat, zusammenfallen müssen, in jedem Fall jedoch nicht später als am 31. Dezember 2014.
Mika Tsuyuki
Vilá Abogados
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22. März 2019
