In unserem Informationsvermerk mit dem Titel „AUßERGEWÖHNLICHE MAßNAHMEN FÜR JURISTISCHE PERSONEN IM ZUSAMMENHANG MIT DEM ALARMZUSTAND (I)„ haben wir die in den Artikeln 40 und 43 des Königlichen Gesetzesdekrets 8/2020 vom 17. März vorgesehenen außerordentlichen Maßnahmen dargelegt, die ab diesem Datum für privatrechtliche juristische Personen gelten würden. Innerhalb von nur fünfzehn Tagen wurden einige der Maßnahmen durch das Königliche Gesetzesdekret 11/2020 vom 31. März, das am 2. April in Kraft trat, teilweise modifiziert. Konkret die außerordentlichen Maßnahmen (1), (3), (4) und (6) des oben genannten Artikels 40, die wir nun analysieren werden:
- Sitzungen per Videokonferenz, auch wenn die Satzung dies nicht vorsieht:
Der neue Wortlaut fügt die Möglichkeit hinzu, die Sitzungen der Leitungs- und Verwaltungsorgane der Vereine, der Zivil- und Handelsgesellschaften, des Vorstands der Genossenschaften und des Rats der Stiftungen per Mehrfach-Telefonkonferenz außer per Videokonferenz abzuhalten, unter der Voraussetzung (für beide Mittel), dass
(i) alle Mitglieder des Organs über die erforderlichen Mittel verfügen und
(ii) der Sekretär des Organs deren Identität anerkennt und dies im Protokoll vermerkt, das dieser unverzüglich an die E-Mail-Adressen der einzelnen Teilnehmer senden wird.
Ebenso wird die Möglichkeit hinzugefügt, dass die Sitzungen oder Versammlungen von Assoziierten oder Mitgliedern per Video- oder Mehrfach-Telefonkonferenz abgehalten werden, ebenfalls unter der Voraussetzung, dass
(i) alle Personen, die zur Teilnahme berechtigt sind, oder diejenigen, die sie vertreten, über die erforderlichen Mittel verfügen; und
(ii) der Sekretär des Gremiums deren Identität anerkennt und dies im Protokoll vermerkt, das dieser unverzüglich an die E-Mail-Adressen sendet.
Die erste Bedingung wird im Prinzip leicht zu erfüllen sein, allerdings die zweite für den Sekretär eine dreifache Verpflichtung mit sich bringt, wobei man sehen müsste wie sich dies in der Praxis bewahrheitet:
(a) die Identität der an der Sitzung teilnehmenden Mitglieder/Personen anzuerkennen,
(b) dies im Protokoll ausdrücklich anzugeben und
(c) das Protokoll unverzüglich an die E-Mail-Adressen jeder teilnehmenden Person zu senden.
- Schriftliche Stimmabgabe ohne Sitzung, auch wenn die Satzung dies nicht vorsieht:
Die Leitungs- und Verwaltungsorgane der Vereine, der Zivil- und Handelsgesellschaften, die Verwaltungsrate der Genossenschaften und die Kuratoria der Stiftungen können während der Alarmzeit Vereinbarungen im Wege der schriftlichen Abstimmung und ohne Sitzung treffen, sofern der Präsident oder mindestens zwei der Mitglieder des Organs dies beschließen. Die Sitzung wird so verstanden, dass sie am Sitz der juristischen Person abgehalten wird.
In diesen Fällen müssen die zur Bescheinigung befugten Personen die gefassten Beschlüsse unter Angabe der Namen der Gesellschafter oder gegebenenfalls der Geschäftsführer und des Systems zur Willensbildung des betreffenden Gesellschaftsorgans in das Protokoll aufnehmen und die von jedem von ihnen abgegebene Stimme gemäß Artikel 100 des Reglements des Handelsregisters angeben, auch wenn es sich nicht um Handelsgesellschaften handelt.
- Aussetzung der Frist für die Erstellung des Jahresabschlusses und die Verlängerung der Frist um weitere drei Monate:
An dieser Stelle wird im Wesentlichen ein letzter Satz hinzugefügt, um die Gültigkeit der Aufstellung des Jahresabschlusses durch das Leitungs- oder Verwaltungsorgan einer juristischen Person während des Alarmzustands zu klären, da es anders nicht sein könnte.
- Verlängerung der Frist für die Prüfung des Jahresabschlusses um weitere zwei Monate:
Diese Erweiterung wird zu den Jahresabschlüssen hinzugefügt, die während der Gültigkeit des Alarmzustands aufgestellt werden, ebenso wie dessen Anwendung auf die freiwillige Prüfung (zusätzlich zu der obligatorischen).
- Verlängerung der Frist für, ggf. die Billigung des Jahresabschlusses:
Die ordentliche Generalversammlung zur Billigung des Jahresabschlusses für das vorangegangene Geschäftsjahr findet notwendigerweise innerhalb von drei Monaten nach Ende der Frist zur Erstellung des Jahresabschlusses (anstatt des 30. Juni) statt.
- Änderung oder Widerruf der bereits veröffentlichten Einberufung der Generalversammlung:
Wenn die Einberufung der Generalversammlung vor der Erklärung des Alarmzustands veröffentlicht wurde und der Tag der Versammlung jedoch später als diese Erklärung liegt, kann das Verwaltungsorgan den Ort und die Zeit, die für die Abhaltung der Versammlung vorgesehen wurden, ändern oder den Beschluss zur Einberufung der Versammlung durch eine mindestens achtundvierzig Stunden im Voraus auf der Website der Gesellschaft und, falls die Gesellschaft keine Website hat, im „Offiziellen Staatsanzeiger“ veröffentlichte Mitteilung widerrufen. Im Falle eines Widerrufs des Einberufungsbeschlusses muss das Verwaltungsorgan die Sitzung innerhalb des Monats, der auf den Tag folgt, an dem der Alarmzustand beendet wurde, erneut einberufen.
Nach dieser Angabe wird eine „6bis“ hinzugefügt, um den Unternehmen, die, nachdem sie ihren Jahresabschluss aufgestellt haben, ab dem 2. April (wenn diese Bestimmung in Kraft tritt) die ordentliche Generalversammlung einberufen, grünes Licht zu geben, um den Vorschlag für die Verwendung des im Bericht enthaltenen Ergebnisses durch einen anderen Vorschlag zu ersetzen, der auf der durch COVID-19 geschaffenen Situation basiert. Die Gründe für diese Ersetzung müssen vom Verwaltungsorgan begründet werden, und es muss auch ein Schreiben des Rechnungsprüfers beigefügt werden, in dem dieser erklärt, dass er seinen Prüfungsbericht nicht geändert hätte, wenn er bei der Unterzeichnung des Berichts den neuen Vorschlag gekannt hätte.
Ebenso kann das Verwaltungsorgan im Falle von Gesellschaften, deren ordentliche Hauptversammlung einberufen worden wäre, den Vorschlag zur Verwendung des Ergebnisses von der Tagesordnung zurückziehen, um einen neuen Vorschlag zur Genehmigung durch der Generalversammlung vorzulegen, die ebenfalls innerhalb der gesetzlich festgelegten Frist für die Abhaltung der ordentlichen Generalversammlung abgehalten werden muss. Der Beschluss des Verwaltungsorgans soll vor der Abhaltung der bereits einberufenen Generalversammlung veröffentlicht werden. In Bezug auf den neuen Vorschlag müssen die Anforderungen an die Begründung, die von dem im vorigen Absatz genannten Prüfer schriftlich festgehalten wurde, erfüllt werden. Daher wird die Bescheinigung des Verwaltungsorgans für die Zwecke der Einreichung des Jahresabschlusses gegebenenfalls auf die Billigung des Jahresabschlusses beschränkt sein, und anschließend wird dem Handelsregister eine ergänzende Bescheinigung bezüglich der Billigung des Vorschlags zur Verwendung des Ergebnisses vorgelegt werden müssen.
- Notarielle Funktion durch Fernkommunikation:
Der Notar, der zur Teilnahme an einer Hauptversammlung und zur Erstellung des Protokolls der Versammlung aufgefordert wäre (gemäß Artikel 203 des Kapitalgesellschaftsgesetzes), wird Mittel für Fernkommunikation in Echtzeit verwenden, um die ordnungsgemäße Erfüllung der notariellen Funktion zu gewährleisten.
- Aussetzung der Ausübung des Trennungsrechts in Kapitalgesellschaften:
In Kapitalgesellschaften dürfen die Gesellschafter das Recht auf Trennung, auch wenn ein rechtlicher oder gesetzlicher Grund vorliegt (Artikel 346 ff. des Gesetzes über Kapitalgesellschaften), bis zum Ende des Alarmzustandes und dessen eventuell vereinbarter Verlängerung nicht ausüben.
- Verlängerung um sechs Monate zur Rückerstattung der Beiträge von Genossenschaftsmitgliedern, die das Unternehmen verlassen:
Die Rückerstattung von Beiträgen an Genossenschaftsmitglieder, die während der Gültigkeit des Alarmzustands ausscheiden, wird bis sechs Monate nach Ende des Alarmzustands verlängert.
- Verlängerung um zwei Monate für die vollständige Auflösung von Kapitalgesellschaften nach Ablauf der in der Satzung festgelegten Frist:
Wenn während der Gültigkeitsdauer des Alarmzustandes die satzungsgemäße Dauer der Gesellschaft ablaufen würde, soll die vollständige Auflösung (Art. 360.1.a) des Gesetzes über Kapitalgesellschaften) erst nach Ablauf von zwei Monaten ab dem Datum, an dem der Alarmzustand endet, erfolgen.
- Aussetzung der Pflicht der Geschäftsführer, die Hauptversammlung einzuberufen, um die Auflösung der Gesellschaft zu beschließen:
Wenn vor der Erklärung des Alarmzustandes und während der Gültigkeit dieses Zustandes ein gesetzlicher oder satzungsmäßiger Grund für die Auflösung der Gesellschaft bestehen würde, wird die gesetzliche Frist für die Einberufung der Generalversammlung durch das Verwaltungsorgan zur Annahme des Auflösungsbeschlusses der Gesellschaft oder der Vereinbarungen, die den Zweck hätten, den Grund zu entkräften (Artikel 365 des Kapitalgesellschaftsgesetzes), bis zum Zeitpunkt der Beendigung des Alarmzustandes ausgesetzt.
- Befreiung der Geschäftsführer von der Haftung für entstandene Unternehmensschulden:
Artikel 367 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften sieht die gesamtschuldnerische Haftung der Geschäftsführer für die Verpflichtungen der Gesellschaft nach dem Eintritt eines rechtlichen Auflösungsgrundes vor, wenn sie ihrer Verpflichtung zur Einberufung einer Hauptversammlung innerhalb von zwei Monaten nicht nachkommen, um gegebenenfalls den Auflösungsbeschluss zu fassen.
In dieser Hinsicht und in Übereinstimmung mit Maßnahme 11 oben sieht der Königliche Erlass vor, dass die Geschäftsführer, wenn der gesetzliche oder satzungsgemäße Auflösungsgrund während der Dauer des Alarmzustandes eingetreten ist, nicht für die während dieses Zeitraums eingegangenen Unternehmensschulden haften.
- Aussetzung der Frist für die Pflicht zur Beantragung des Insolvenzverfahrens:
Solange der Alarmzustand in Kraft ist, ist der Schuldner, der sich im Zustand der Zahlungsunfähigkeit befindet, nicht verpflichtet, das Insolvenzverfahren zu beantragen. Bis zum Ablauf von zwei Monaten nach dem Ende des Alarmzustandes lassen die Richter die notwendigen Insolvenzvefahrensanträge, die während dieses Zustandes oder während dieser zwei Monate gestellt wurden, nicht zur Bearbeitung zu. Wenn man einen Antrag für ein freiwilliges Insolvenzverfahren stellen würde, würde dieser zur Bearbeitung bevorzugt, obwohl er erst zu einem späteren Zeitpunkt eingereicht worden wäre.
Auch der Schuldner, der dem für die Insolvenzerklärung zuständigen Gericht die Aufnahme von Verhandlungen mit den Gläubigern zur Erzielung einer Refinanzierungsvereinbarung oder einer außergerichtlichen Vereinbarung oder zur Erlangung der Einhaltung eines vorherigen Einigungsvorschlags mitgeteilt hätte, wird nicht verpflichtet sein, die Insolvenzerklärung zu beantragen, solange der Alarmzustand in Kraft sei, selbst wenn die Dreimonatsfrist gemäß Artikel 5 bis Absatz 5 des Gesetzes 22/2003 vom 9. Juli über Insolvenz abgelaufen wäre.
Carla Villavicencio
Vilá Abogados
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9 April 2020
