Als Fortsetzung unseres früheren Artikels „RÜCKTRITTSBRIEF AUS DEM AMT – FORM DER SENDUNG“ haben wir die Formalitäten für die Mitteilung des Rücktritts eines Unternehmensleiters analysiert.
Artikel 147 der Handelsregisterordnung sieht vor, dass die Rücktrittserklärung des Geschäftsführers schriftlich erfolgen und der Gesellschaft ordnungsgemäß zugestellt werden muss.
Kann die Mitteilung des Rücktritts mittels eines „burofax“ als zuverlässiges Mittel angesehen werden?
A priori müsste die Antwort ja lauten, aber eine Entscheidung der Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen vom 13. Oktober 2022 kommt zu einem anderen Ergebnis.
Der Sachverhalt war folgender: Ein Rücktrittsschreiben mit notariell beglaubigter Unterschrift des zurücktretenden Geschäftsführers wurde beim Handelsregister eingereicht. Die Gesellschaft wurde durch ein beglaubigtes, vom ausscheidenden Direktor elektronisch unterzeichnetes Bürofax benachrichtigt, das den gleichen Inhalt wie die handschriftliche und notariell beglaubigte Unterschrift hat. Das Bürofax ging tatsächlich am Sitz des Unternehmens ein, und der Eingang des Bürofaxes wurde zuverlässig bescheinigt.
Der Registerbeamte lehnte die Eintragung mit der Begründung ab, dass Artikel 147 der Handelsregisterordnung auf Artikel 202 der Notariatsordnung verweist, wonach die Mitteilung an die Gesellschaft durch eine notarielle Urkunde erfolgen muss, die per Einschreiben mit Rückschein versandt oder vom Notar persönlich am Sitz der Gesellschaft abgegeben wird.
Die Generaldirektion bestätigt die negative Einstufung des Kanzlers. Sie beginnt mit der Überlegung, dass die Anerkennung des Rücktritts im Register davon abhängt, dass der Gesellschaft der Rücktritt zuverlässig mitgeteilt wird. Als nächstes und als einzige Erklärung wird anerkannt, dass die notarielle Übermittlung ausreicht. Sie bewertet jedoch nicht ausdrücklich, ob die Kommunikation über Bürofax dem Erfordernis der Authentizität gemäß Artikel 147 der Handelsregisterverordnung entspricht, was merkwürdig ist und die aufgekommenen Zweifel nicht ausräumt.
In jedem Fall erscheint uns die Entscheidung fragwürdig. Es sei darauf hingewiesen, dass dieser Artikel 147 nur vorschreibt, dass die Mitteilung „zuverlässig“ sein muss, nicht aber, dass sie notwendigerweise auf notariellem Wege erfolgen muss; auch verweist er in dieser Frage nicht auf Artikel 202 der Notariatsordnung, der die Niederschrift der Mitteilung regelt. Drittens wird übersehen, dass es darauf ankommt, dass die Gesellschaft genaue Kenntnis von dem Verzicht und dessen Bedingungen hat, so dass bei einer zuverlässigen Bestätigung des Eingangs der Mitteilung am Sitz auf andere Weise als durch die notarielle Urkunde davon auszugehen ist, dass das Ziel erfüllt und die Mitteilung ordnungsgemäß durchgeführt wurde.
Zur Untermauerung der obigen Ausführungen ist die Art der von burofax übermittelten Mitteilungen zu berücksichtigen, bei denen es sich um einen zuverlässigen Kommunikationsdienst handelt, wie dies in Artikel 22 des Gesetzes 43/2010 über den Postuniversaldienst vorgesehen ist, der in seinem vierten Abschnitt festlegt, dass […] die Handlungen des benannten Betreibers (in diesem Fall der Post) bei der Verteilung, der Zustellung und dem Empfang oder der Verweigerung oder Unmöglichkeit der Zustellung von Mitteilungen der Verwaltungs- und Justizbehörden die Vermutung der Richtigkeit und Zuverlässigkeit genießen […]. Diese Behauptung muss nicht nur auf den administrativen Bereich, sondern auch auf den privaten Bereich übertragen werden, so dass der Versand und die Zustellung von Mitteilungen mit Hilfe von Bürofaxen der Post als zuverlässig angesehen werden muss. Es gibt keinen logischen Grund, den von privaten Einrichtungen oder Personen per Bürofax übermittelten Mitteilungen ihre Authentizität zu nehmen, nur weil im Gesetz ausdrücklich nur Verwaltungs- und Justizbehörden erwähnt werden. Wenn also klar ist, dass die Zustellung per Bürofax zuverlässig ist, ist weder die Grundlage noch die Notwendigkeit erkennbar, dass die Zustellung auf notariellem Wege erfolgen muss.
Unabhängig von unserer Meinung und in Anbetracht der (unserer Meinung nach falschen) Position der Generaldirektion wäre es ratsam, dass die Mitteilungen über den Rücktritt vom Amt des Direktors der Gesellschaft auf notariellem Wege an die Adresse der Gesellschaft geschickt werden und das Rücktrittsschreiben die notariell beglaubigte Unterschrift des Betroffenen enthält.
Eduardo Vilá
Vilá Abogados
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23. Dezember 2022
