I. Einführung

In unseren früheren Informationsvermerken mit dem Titel „AUßERORDENTLICHE MAßNAHMEN FÜR JURISTISCHE PERSONEN IM ZUSAMMENHANG MIT DEM ALARMZUSTAND (I) und (II)„ haben wir die in den Artikeln 40 und 43 des Königlichen Gesetzesdekrets 8/2020 vom 17. März vorgesehenen außerordentlichen Maßnahmen dargelegt, die ab diesem Zeitpunkt für juristische Personen des Privatrechts gelten und deren außerordentliche Maßnahmen (1), (3), (4) und (6) durch das Königliche Gesetzesdekret 11/2020 vom 31. März, das am 2. April in Kraft trat, teilweise geändert wurden.

Ein Punkt, der in diesen Königlichen Gesetzesdekreten ausgelassen wurde, ist die Auswirkung dieser Maßnahmen in Bezug auf die Legalisierung von Firmenbüchern.

 

II. Regulatorischer Rahmen

Die Verpflichtung für Unternehmer, bestimmte Bücher über ihre Buchhaltung und andere Angelegenheiten zu führen, ist in den Artikeln 25 und 26 des Handelsgesetzbuches vorgesehen.

Die Legalisierung von Büchern auf elektronischem Wege muss innerhalb von vier Monaten nach dem Abschlussdatum des Geschäftsjahres erfolgen, gemäß Artikel 27.3 des Handelsgesetzbuches, Artikel 333.2 und 3 des Reglements des Handelsregisters und der Instruktion der Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen (DGSJyFP) (traditionell bekannt als Generaldirektion der Register und Notare) vom 12. Februar 2015 über die Legalisierung von Unternehmensbüchern, in Anwendung der Bestimmungen des Artikels 18.1 des Gesetzes 14/2013 vom 27. September über die Unterstützung von Entrepreneuren und ihre Internationalisierung.

In den meisten Unternehmen endete dieser Viermonatszeitraum theoretisch am 30. April 2020.

 

III. Entschließung der DGSJyFP vom 10. April 2020

Die DGSJyFP hat jedoch in ihrer Entschließung vom 10. April 2020 über die Konsultation zu den Auswirkungen, die sich im Zusammenhang mit der Legalisierung der Unternehmensbücher aus Artikel 40 des Königlichen Gesetzesdekrets 8/2020 vom 17. März über dringende außerordentliche Maßnahmen zur Bewältigung der wirtschaftlichen und sozialen Auswirkungen vom COVID-19 ergeben, klargestellt, dass die in Artikel 40.3 des Königlichen Gesetzesdekrets 8/2020 vorgesehene Aussetzung der Frist für die Erstellung des Jahresabschlusses so zu verstehen ist, dass sie sich auf die Verpflichtung bezieht, die Bücher zur Legalisierung einzureichen, obwohl sie sich nicht ausdrücklich darauf bezieht.

Die DGSJyFP argumentiert ihre Entscheidung zusammenfassend wie folgt:

  • trotz der Tatsache, dass die Fristen für die Erstellung des Jahresabschlusses und für die Legalisierung der Pflichtbücher in der Verordnung nicht miteinander verknüpft sind, da sich die Fristen für Ersteres und Letzteres auf das Ende des Geschäftsjahres beziehen, gibt es einen sehr weit verbreiteten Gebrauch, für den die Jahresabschlüsse erstellt und anschließend die Bücher für die Legalisierung vorbereitet werden; und
  • insofern diese Bücher den buchhalterischen Stand des Unternehmens am Abschlussdatum widerspiegeln, ist es logisch, den Zeitraum für ihre Legalisierung mit dem Zeitraum für die Erstellung des Jahresabschlusses zu verbinden. Wenn also die Frist für die Erstellung der Jahresabschlüsse abgelaufen ist und die Bücher, die in Übereinstimmung mit ihnen erstellt werden müssen, vorbereitet sind, macht allen Sinn, dass es dann ist, wenn ihre Legalisierung gefordert wird.

 

IV. Schlussfolgerung

Daher müssen nach Ablauf der Alarmperiode (was bisher noch nicht geschehen ist) die folgenden Parameter berücksichtigt werden:

a) Unternehmen, bei denen die Frist für die Erstellung des Jahresabschlusses bereits am 14. März 2020 abgelaufen war: sind von der Aussetzung nicht betroffen, so dass die allgemeinen Regeln für die Legalisierung von Pflichtbüchern gelten.

b) Unternehmen, deren Jahresabschlussdatum nach dem Ende des Alarmzustands liegt (wenn das dieses festgelegt wird): müssen ihre Pflichtbücher gemäß den allgemeinen Regeln legalisieren.

c) Unternehmen, bei denen die Frist für die Erstellung des Jahresabschlusses am 14. März 2020 noch nicht abgelaufen war (die überwiegende Mehrheit): können ihre Pflichtbücher innerhalb von vier Monaten nach Ablauf der Alarmfrist zur Legalisierung einreichen.

All dies gilt unbeschadet der Tatsache, dass Unternehmen, die ihre ordnungsgemäß erstellten Pflichtbücher tatsächlich legalisieren wollen, dies jederzeit tun können, auch wenn der Alarmzustand in Kraft ist.

 

Carla Villavicencio

Vilá Abogados

 

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an

va@vila.es

 

8. Mai 2020