El Reglamento UE 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo del 6 de julio pasado tiene como objeto simplificar los requisitos de presentación de documentos públicos relativos a la circulación de ciudadanos europeos en el espacio de la Unión Europea.
También pretende simplificar los requisitos administrativos para la presentación y validez de documentos públicos de un Estado Miembro en otros Estados de la Unión Europea.
El Reglamento se aplica a los documentos expedidos por las autoridades de un Estado, de acuerdo con sus leyes, que han de ser presentados a las autoridades de otro Miembro, y que establezcan hechos relativos a las personas, como sus datos personales, estado civil, filiación, nacionalidad, domicilio, residencia, matrimonio, antecedentes penales. Por el contrario, no será de aplicación a documentos públicos expedidos por terceros países ni a copias certificadas relativas a datos de nacimiento expedidas por un Estado Miembro.
El concepto “Documento Público” engloba: los documentos administrativos, los dimanantes de una autoridad o funcionario de los órganos jurisdiccionales pero también las actas notariales, certificaciones oficiales puestas sobre documentos originales y documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares de los Estados Miembros.
Cuando un Estado Miembro exija la presentación de un documento público por las autoridades de otro Estado Miembro, el Estado Miembro donde deba presentarse el documento no podrá exigir también la presentación de una copia certificada del mismo.
No se exigirán traducciones en casos donde el documento público esté redactado en una lengua oficial del Estado Miembro en el que se presente el documento; tampoco será necesaria cuando sea un documento público relativo al nacimiento, vida, defunción o matrimonio, estado civil, residencia, antecedentes penales, mientras vaya acompañado de un impreso estándar multilingüe, en las condiciones previstas por el Reglamento. Tampoco será necesaria la traducción cuando se trate de una traducción jurada por una persona habilitada para ello según la ley de un Estado Miembro.
En casos de dudas razonables sobre la autenticidad del documento público presentado, como por ejemplo, sobre la autenticidad de la firma, la calidad en la que actúa el signatario del documento, la identidad del sello o timbre o una posible falsificación o alteración, el Reglamento establece un procedimiento de consulta a la autoridad central designada por cada Estado Miembro, quien deberá contestar en un plazo no superior a los 5 días hábiles. Si no se puede probar la autenticidad de los documentos, las autoridades no vendrán obligadas a tramitarlos.
Excepto para algunas cuestiones particulares, el Reglamento será aplicable a partir del 16 de febrero de 2017.
Eduardo Vilá
Vilá Abogados
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9 de septiembre de 2016
