Bei Konflikten zwischen Partnern in einer Gesellschaft die Erstellung und Genehmigung des Protokolls der Hauptversammlung ist häufig ein aufwändiger und unbequemer Vorgang. Um dieser Situation vorzubeugen, bietet das Kapitalgesellschaften Gesetz die Möglichkeit, die Anwesenheit eines Notars bei der Versammlung zu verlangen, um ein Protokoll anzufertigen. Für die Sitzungsteilnehmer wird der Notar als Autoritätsperson wahrgenommen, die dazu beiträgt, mögliche Konfrontationen zwischen Partnern oder mit dem Geschäftsführern abzumildern.
Die Befugnis, die Anwesenheit des Notars zu verlangen, liegt ausschließlich beim Verwaltungsorgan, das dies tun kann, wenn es dies im Einklang mit den Unternehmensinteressen für angemessen hält und auch falls die Partner, die mindestens ein Prozent des Aktienkapitals (in der Aktiengesellschaft) oder fünf Prozent (in der Gesellschaft mit beschränkter Haftung, nach Artikel 203.1 LSC) vertreten, dies fünf Tage vor der Versammlung beantragen. Dieses Vorrecht ist als Mechanismus zum Schutz der Rechte von Minderheitsaktionären eingerichtet und stellt als solche eine zwingende Norm dar, die keine Satzung ändern kann.
Das notarielle Protokoll der Hauptversammlung hat den gleichen Beweiszweck wie ein gewöhnliches Protokoll mit den Mehrwert, dass die darin aufgezeichneten Tatsachen als öffentliche Urkunde unter notariellem Vertrauen verbleiben. In dieser Urkunde werden die möglichen Unregelmäßigkeiten sowie die Vorbehalten oder andere relevante Äußerungen der Partner, die zur Anfechtung fehlerhafter Bestimmungen dienen können, festgehalten. Indem man dieser notariellen Urkunde den Wert eines Sitzungsprotokolls beimisst, wird die Kontrollfunktion des Präsidenten und des Sekretärs zugunsten des Notars verlagert, was eine zusätzliche Garantie zugunsten der Minderheit gegen mögliche Missbräuche darstellt.
Die notarielle Urkunde stellt jedoch kein Instrument zur Kontrolle der Gesetzlichkeit der Beschlüssen oder Tatsachen die darin niedergelegt sind. Der Notar beschränkt sich auf die Beurteilung der Fähigkeit des Antragstellers und, sofern es sich nicht um eine Hauptversammlung handelt, auf die Prüfung, ob die Versammlung unter Einhaltung der geltenden rechtlichen und statutarischen Anforderungen einberufen wurde (Artikel 101.1 Handelsregisterverordnung). Zusätzlich zu den allgemeinen Umständen (Artikel 97 RRM), beglaubigt der Notar: die Identität des Präsidenten und des Sekretärs, die Erklärung des Präsidenten, dass die Versammlung ordnungsgemäß konstituiert ist, die teilnehmenden Partner, die Beschlussfassung, die Beschlüssen und etwaige Opposition dagegen (Artikel 102 RRM).
Daher liegt die Aufstellung der Teilnehmerliste und die Erklärung über die gültige Zusammensetzung der Versammlung nicht im Rahmen einer notariellen Intervention, da diese Befugnisse des Präsidenten sind. Dem Präsidenten obliegt die Leitung der Versammlung und die Erklärung über die Zustimmungsergebnisse, zu der auch Erklärungen abgegeben werden können, deren Protokollierung die Partner verlangen können (Artikel 102.1. 4. RRM).
Dies bedeutet, dass der Notar die Gültigkeit und Angemessenheit der Vollmacht der Person, die im Namen des abwesenden Gesellschafters an der Versammlung teilnimmt, nicht beurteilen kann, selbst wenn er denkt, dass die erteilte Vollmacht mangelhaft ist. Diese Beschränkung ist auffällig, da die Überwachung der Vollmacht für eine spezifische Handlung ist eine Tätigkeit die normalerweise vom Notar kontrolliert wird. Außerdem müssen wir den Gefahr, dass die Versammlung aufgrund mangelhafter Vertretung als ungültig abgehalten und die darin gefassten Beschlüsse folglich für nichtig erklärt werden könnten, berücksichtigen.
Die Qualifizierung der Eignung von Vollmachten, insbesondere in Konfliktsitzungen, ist ein nicht risikofreies Vorgehen. Für den Fall dass, der Präsident der Sitzung die Anwesenheit eines vertretenen Partners mit einer mangelhafter Vollmacht für richtig halt, und einer des Teilnehmers dieser anfechtet, wird die Gesellschaft verpflichtet sein, dass diese Vollmacht reicht zu prüfen, falls die Beschlüsse die in dieser Versammlung adoptiert wurden, bestritten sind. Dies kann dadurch erfolgen, dass dem Versammlungsprotokoll die Vollmachten der vertretenen Teilnehmer beigefügt werden.
Wird diese Vorsichtsmaßnahme nicht beachtet, sind die Beschlüsse angefochten und die ausreichende Vollmacht kann nicht auf andere Weise nachgewiesen werden, diese Situation kann dem anfechtenden Partnern nicht beschädigen, sondern der Gesellschaft, da diese die Vollmacht für ausreichend gehalten hat obwohl die Möglichkeit hatte, die Angemessenheit dieser Vollmacht dadurch zu rechtfertigen Dokumentation als Anlage zum Sitzungsprotokoll hinzufügen.
Das vom Notar erstellte Protokoll unterliegt nicht dem Genehmigungsverfahren und gilt als Protokoll der Sitzung, ohne dass es einer Unterschrift durch den Präsidenten oder Sekretär bedarf (Artikel 203.2 LSC), und wird als solches transkribiert im Protokollbuch der Gesellschaft.
Joan Lluís Rubio
Vilá Abogados
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15. Dezember 2023
