Im Offiziellen Staatsamtsblatt vom 25. März 2022, wurde die Resolution der Generaldirektion der Rechtssicherheit und öffentliches Beurkunden („GDRSOB“), vom 7. März 2022, veröffentlicht, in Bezug auf einen negativen Vorwurf aufseiten der kommerziellen Direktion von Madrid, wegen Einberufungsfehler der entsprechenden Gesellschafterversammlung beim Beurkunden einer Beglaubigung von Gesellschaftsordnungen einer GmbH.
In diesem Rechtsfall, wurde die betroffene Versammlung im Rahmen der Gesellschaftsvorschriften einberufen und „durch individuelle und geschriebene Kommunikation zu jedem Geschäftspartner geschickt“. Dies wurde durch „zertifizierte Kommunikation mit Empfangsbekenntnis“ verwirklicht. Ein Dokument mit folgender Kopfzeile wurde im Notariatsakt verankert: „Zertifizierte Kommunikation. Hier eine Bescheinigung von Gesellschaftsdienstleistungen von Informationen und elektronischem Handel, von vertrauenswürdigem Drittem verbreitet, nach dem Artikel 25, Gesetz 34/2002, vom 11. Juli.“ Auf Forderung der wie vorher erwähnten Gesellschaft, war die besagte Schrift auch von einem Notariatsakt begleitet, in dem der öffentliche Notar bestätigte, dass er in dem angegebenen „Server“ überprüft hatte, dass die vorgegebene E-Mail ja gesendet und erhalten worden war.
Nach dem Hinterlegen der Urkunde, ließ der Anweisungsbeamter sie nicht eintragen, denn seiner Ansicht nach es nicht bestätigt war, ob die Versammlung mit Email oder einem rekommandierten, durch den staatlichen Postdienst geschickten Brief mit Empfangsbekenntnis einberufen worden war.
Gegen diese Klage wurde eine Berufung eingelegt, die vorbrachte, dass die Versammlungseinberufung mit Email durch vertrauenswürdigen Dritten gesendet wurde, stattdessen mit einem rekommandierten Brief. Deswegen, war es nicht erforderlich, die Versammlungseinberufung auf dem Postwege anzukündigen.
Die Generaldirektion hat die Berufung abgewiesen und der Klage aus folgendem Grund stattgegeben:
Nach Maßgabe der wiederangeführten Rechtspolitik der GDRSOB, wenn gesetzliche Vorschrift, die diktiert, die Einberufungsmittel der Gesellschafterversammlung, schon bereitgestellt ist, müssen diese Mittel streng beachtet werden, ohne die Fähigkeit, sich berechtigt und richtiggehend auf irgendwelches andere System zu verlegen, sodass die in den Vorschrift etablierte Einberufungsmethode alle Andere aufhebet und vom Absender zwingend angewendet wird. Das Gleiche gilt für eine Registrierungs- oder gerichtliche Einberufung.
Im Fall, dass die Vorschriften die Einberufungsmittel der Gesellschafterversammlung genau bestimmen, und darin, dass einen rekommandierten Brief mit Empfangsbekenntnis benutzt werden muss, dann legen sie den konkreten Charakter der Kommunikation der Einberufung fest, ohne die Fähigkeit seiner Modifikation seitens des Verwaltungsausschusses. So ist es, denn die Geschäftspartner das Recht haben, zu wissen, genau wie sie einberufen werden, und, dass diese die einzige Methode ist, mit der sie eine Einberufung rechnen werden und befolgen werden müssen.
„Dem Artikel 22,4 des Gesetztes 43-2010 gemäß, vom 30. Dezember, werden per staatliche Post gesandte Ankündigungen so angenommen: als „wahrheitsgetreu und zuverlässig bei der Verteilung, dem Eintrag und dem Empfang, oder der Ablehnung oder der Unmöglichkeit, des Eintrags von Ankündigungen von Verwaltungs- und richterlichen Organen…“. Das gleiche Gesetz, unter Artikel 22,4, zweiter Absatz, begründet, dass „die von den übrigen Kurierdiensten verteilte Ankündigungen den Vorschriften des allgemeinen Gesetzes zustimmen werden…“ Anders ausgedrückt, werden andere Dienstleister Verwaltungsauskündigungen verteilen können, aber werden diese an der Rechtsgültigkeit mangeln, die das Gesetz für den staatlichen Postdienst bereitstellt.
In dem vorfindlichen Fall bekundet die Gesellschaft in der Beglaubigung, dass die Gesellschafterversammlung in Übereinstimmung mit den gesellschaftlichen Vorschriften „mittels individueller und geschriebener Kommunikation, die nach jedem Geschäftspartner geschickt war,“ einberufen wäre. Sie wäre durch rekommandierte Kommunikation mit Empfangsbekenntnis vollgeführt; und die Verteilung der Einberufungsankündigung wäre mit einem Email mit der Intervention eines vertrauenswürdigen Drittes verwirklicht, was die Vorschriften befriedigt, nach den Gesellschafterversammlungen per Email oder rekommandierten Brief mit Empfangsbekenntnis einberufen werden müssen.
Bei Auslegung dieser Vorschriftsklausel, stellt es sich eindeutig klar, dass beim gerichtlichen Entscheiden, dass die Kommunikation der Ankündigung „mit Empfangsbekenntnis“ vollgeführt werden muss, diese letztere Voraussetzung nicht bloß für die Verteilung der Ankündigung mittels rekommandierten Briefes auf dem Postwege festgestellt wird, sondern auch mittels Email, als eine Methode, an dem, was in Artikel 173 des Gesetzes der Körperschaft festgestellt worden ist, festzuhalten. Die Klausel ist mit der Absicht auszulegen, die Versammlungseinberufung mittels einer Methode vollzuführen, die versichert, dass alle Partner die Ankündigung bekommen. Es sollte sich daran erinnert werden, dass GDRSOB das System von Email-Kündigung akzeptiert, solang es mit einer Vorgangsweise verwirklicht ist, die das Empfangsbekenntnis erlaubt – einschließlich, zum Beispiel, das Bitten um Lesebestätigung, oder andere Methoden, die die Beschaffung von Verteilungs– und Empfangsbeweis der Kommunikation zulassen.
In diesem konkreten Fall, entschied die GDRSOB, dass die Voraussetzungen, die in den gesellschaftlichen Vorschriften festgestellt sind, waren nicht honoriert, da die Bescheinigung des vertrauenswürdigen Drittes an Rechtsgültigkeit der darin eingeschlossenen Information fehlte. Darunter gehört Information, die den Parteien entsprechen, die das Email verteilten und bekamen. Diese Information hat überhaupt nichts mit der Gesellschaft zu tun, derer Gesellschafterversammlung diskutiert wird, denn keine Information mit den Geschäftspartnern, die – als Inhaber des Liquidationsquotas – in der Bescheinigung der Verträge aufgetreten sind, übereinstimmt. Dass im Notariatsakt, darüber hinaus, „der Geschäftspartner, der hätte der Adressat der Ankündigung sein sollen, ist ihm der Kommunikation der Ankündigung bewusst worden – nebst den entsprechenden Identifikationsdaten – ist nicht bestätigt worden.
Mit dieser Resolution können wir verstehen, dass, wenn die Einberufungsmittel der Gesellschafterversammlung mit Email festgestellt sind, muss der Beweis des Empfangsbekenntnises nach den Geschäftspartnern angegeben werden, sodass die Verwaltungsausschuss im Sitzungsprotokoll der Gesellschafterversammlung hervorbringen kann, dass, übereinstimmend mit den Vorschriften, die Emails, die gesendet worden sind, sind zwar von den Geschäftspartnern bekommen worden, ohne dass andere Art von zusätzlichem Dokument benötigt ist.
Vilá Abogados
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8. April 2022
