Im Gesetzblatt (BOE) vom 10. Juni 2021 wurde der Beschluss der Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentlichen Glauben vom 24. Mai 2021 bezüglich einer negativen Qualifizierung durch das Handelsregister von Bilbao zur Eintragung eine notarielle Urkunde hinsichtlich Beschlüsse, die vom Vorstand einer Aktiengesellschaft einstimmig in einer allgemeinen Sitzung gefasst wurden, betreffend die Abberufung des nicht-Vorstandsmitglied-Sekretärs und die Ernennung einer anderen Person für diese Position.
In diesem Fall bestimmt Artikel 29.2 der Satzung dieser Gesellschaft, dass der Vorstand, falls die Hauptversammlung dies nicht getan hat, einen Sekretär und optional einen Zweiter Sekretär ernennen will, und die Ernennung kann auf diejenigen fallen, die keine Vorstandsmitglied sind. In diesem Fall handeln sie mit Stimme, aber ohne Stimmrecht.
Der Registerführer setzt die beantragte Eintragung aus, weil die Aufgabe und Ernennung des Vorstandssekretärs nicht eintragungsfähig sind, da eine Bestellung durch die Hauptversammlung erfolgt, da die Befugnis des Vorstands zur Ernennung des Sekretärs gemäß Artikel 29.2 der Satzung nur dieser entspricht, „falls dies, die Hauptversammlung nicht getan hat“. Folglich zur Ernennung durch den Vorstand:
(i) die Stelle muss aufgrund einer Ausscheidung oder aus anderen rechtlichen Gründen vakant sein, da sie keine Ablauffrist hat;
(ii) und die Hauptversammlung sieht keine neue Ernennung vor;
Aus diesem Grund muss der Sekretär zuvor von der Hauptversammlung, der ihn ernannt hat, abberufen werden, da falls der Vorstand dies macht, die Befugnisse der Versammlung dadurch untergraben würden, dass er den von ihr Ernannten mit sofortiger Wirkung einstellen und ernennen könnte.
Gegen diese Qualifizierung wurde Berufung eingelegt mit folgendem Vorbringen:
Die Satzung verlangt nicht, dass die Abberufung des Sekretärs von der Hauptversammlung genehmigt werden muss, so dass der Widerruf der Stelle gemäß Artikel 146.1 der Geschäftsordnung des Handelsregisters dem Verwaltungsorgan entspricht, so dass sobald die Stelle vakant ist der Vorstand kann einen neuen Sekretär ernennen, der nicht zum Verwaltungsratsmitglied gehört.
Die Generaldirektion gibt eine Reihe von Ausführungen zur Person des Vorstandssekretärs an, die sich auf ihre große Bedeutung in der Gesellschaft, auf ihre fehlende systematische Regulierung und als Folge davon auf die Zweckmäßigkeit ihrer gesetzlichen Regelung beziehen oder, falls dies nicht der Fall ist, der vom Vorstand selbst kraft seiner Selbstorganisationsfreiheit getroffenen Regelung.
Nach seiner Erklärung kann die Position des Nicht-Administrator-Sekretärs die Person sein, die aufgrund ihrer beruflichen Kenntnisse oder Verdienste als Angestellter der Gesellschaft ernannt wurde und normalerweise durch ihr Dienst- oder Arbeitsverhältnis berufen wird, andere Tätigkeiten zu entwickeln, im Allgemeinen beratend, in denen normalerweise die Beständigkeit und das Wissen um das interne Funktionieren der Gesellschaft wesentlich sind. Sie ist daher, soweit sich aus der Satzung oder der Bestellungsvereinbarung selbst nichts anderes ergibt, auf unbestimmte Zeit zu verstehen, ohne dass daraus für die Gesellschaft ein Zusammenhang entsteht, da der Vorstand letztlich, auch unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen, jederzeit zustimmen kann mit einfacher Mehrheit zu seiner Aufhebung. Aufgrund der dem Vorstand zustehenden Selbstorganisationsfreiheit muss diesem Gremium die Befugnis zum Widerruf des Amtes des Nicht-Direktor-Sekretärs zuerkannt und, sofern ausgeübt, auch als befugt anerkannt werden, ernennen Sie eine Person, die diese Position ausführt.
Und im untersuchten Fall kommt die Generaldirektion zu dem Schluss, dass wir müssen nicht im Voraus urteilen, ob die Befugnis der Hauptversammlung zur Ernennung eines Sekretärs nur auf die Möglichkeit der Bestellung des Direktors oder auch auf die Möglichkeit der Bestellung eines Nicht-Direktor Sekretärs bezieht. Die Wahrheit ist, dass die diskutierte Satzungsbestimmung ihrem wörtlichen Inhalt nach nicht verhindert, dass der Vorstand von der Position abberufen wird, wer zum Nicht-Direktor-Sekretär ernannt wurde oder jedenfalls wenn diese Position vakant ist, eine andere Person mit der Durchführung benennt. Schließlich prüft die Geschäftsführung die Beschwerde und nimmt den angefochtenen Notenvermerk zurück.
Vilá Abogados
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9. Juli 2021
