Es ist üblich, dass Gesellschafter und sogar Geschäftsführer spanischer Unternehmen Ausländer sind und/oder an verstreuten Orten, weit entfernt vom Firmensitz, ansässig sind.
In diesen Fällen ist es von besonderem Interesse, dass in den Statuten die Möglichkeit vorgesehen ist, an Generalversammlungen und gegebenenfalls an der Vorstandsversammlung per Fernkommunikation oder per Stimmabgabe teilzunehmen, sowie auch per Post, per E-Mail oder auf anderem Wege.
Darüber hinaus ermöglicht eine entsprechende satzungsgemäße Bestimmung den Gesellschaftern mit Wohnsitz im Ausland oder außerhalb des Firmensitzes eine direkte Kenntnis über die Durchführung der Versammlung ohne reisen zu müssen oder sich von Dritten vertreten zu lassen, was Zeit- und Reisekosteneinsparungen, usw. bedeutet.
Das spanische Gesetz über Kapitalgesellschaften (LSC) sieht jedoch nicht die Möglichkeit vor, die Hauptversammlung der Gesellschafter durch Videokonferenz oder ähnliche online Mittel bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung (SL) abzuhalten. Deshalb wurde dieses Thema bei verschiedenen Gelegenheiten zwischen Notaren und Kanzleien diskutiert, was beispielsweise zu den Beschlüssen der Generaldirektion Registern und Notariate (DGRN) vom 19. Dezember 2012, 25. und 26. April 2017 und 8. Januar 2018 geführt hat.
a) Teilnahme an der Hauptversammlung und Abstimmung durch Videokonferenz oder ähnliches
In Bezug auf die Teilnahme an der Hauptversammlung per Videokonferenz oder auf ähnliche Weise beginnt die DGRN in ihrem Beschluss vom 19. Dezember 2012 mit Artikel 175 des LSC – der dies festlegt:
„Sofern in den Statuten nichts anderes bestimmt ist, findet die Generalversammlung in der Gemeinde statt, in der die Gesellschaft ihren Firmensitz hat„- vorausgesetzt, dass der vorgenannte Artikel zwar einen physischen Ort für die Abhaltung der Generalversammlung vorsieht, an der die Gesellschafter immer persönlich teilnehmen können, Artikel 182 gleiches Gesetz, der sich auf Aktiengesellschaften bezieht, die Teilnahme an der Generalversammlung online (per Videokonferenz) gestatten.
Ebenso weist die DGRN darauf hin, dass Artikel 189 Absatz 2 des LSC, sich nur auf Aktiengesellschaften bezieht:
„Gemäß den Bestimmungen der Statuen kann die Abstimmung über Anträge zu Tagesordnungspunkten jeder Art von Generalversammlung durch den Aktionär per Post, E-Mail oder auf anderem Wege der Fernkommunikation delegiert oder ausgeübt werden, sofern die Identität der Person, die ihr Stimmrecht ausübt, ordnungsgemäß gewährleistet ist“.
In diesem Zusammenhang weist die DGRN darauf hin, dass sich die Artikel 182 und 189 des LSC zwar nur auf Aktiengesellschaften beziehen, was jedoch nicht ausschließt, dass der Einsatz von Videokonferenzen oder anderen ähnlichen Mitteln in SL (spanische GmbH) für die Teilnahme und Abstimmung der Gesellschafter an der Generalversammlung verbietet.
Aus diesem Grund kommt die DGRN zu dem Schluss, dass nach der Festlegung eines Ortes für die Abhaltung der Generalversammlung, eine persönliche Teilnahme ermöglicht oder die Ausübung des Stimmrechts durch Videokonferenz oder ähnliches im spanischen GmbH zugelassen werden muss, sofern sichergestellt ist, dass die entfernten Teilnehmer in Echtzeit über das Geschehen informiert werden und in gleichem Maße, wie die Gesellschafter eingreifen können.
b) Übertragung der Abstimmung online
Andererseits stellt sich in der gleichen Entscheidung der DGRN vom 19. Dezember 2012 die Frage, ob es in der SL möglich ist, Videokonferenzen oder analoge online Mittel einzusetzen, um nicht teilzunehmen oder abzustimmen, sondern die Abstimmung zu delegieren. Um diese Frage zu beantworten, muss zunächst auf Artikel 183.2 des LSC verwiesen werden, der Folgendes für spanischen Gesellschaften mit beschränkter Haftung vorsieht:
„Die Vertretungsvollmacht muss schriftlich erfolgen. Wenn nicht als öffentliches Dokument ausgestellt wurde, muss sie für jede Versammlung neu erstellt werden„.
Nach einer wörtlichen Auslegung der vorhergehenden BESTIMMUNG würde „schriftlich“ ein Brief, ein handgeschriebenes, getipptes oder gedrucktes Dokument erforderlich sein. In ihrer Entscheidung vom 19. Dezember 2012 lehnt die DGRN diese wörtliche Auslegung jedoch ab und kommt zu dem Schluss, dass „schriftlich“ andere Formen der Beweisführung ausgeschlossen sind, wie audiovisuelle Medien gemäß Artikel 3 des Gesetzes über elektronische Aufzeichnungen (Gesetz Nr. 59/2003 vom 19. Dezember) und 23 bis 29 des Gesetzes über die Dienste der Informationsgesellschaft und den elektronischen Geschäftsverkehr (Gesetz Nr. 34/2002 vom 11. Juli).
Daher können die Statuten gemäß dem vorgenannten Beschluss auch den Einsatz von Videokonferenzen oder anderen Fernkommunikationsmitteln für die Übertragung von Abstimmungen vorsehen, sofern diese in einem elektronischen Medium gespeichert sind, das vor Gericht als Beweismittel zulässig ist.
c) Online Stimmabgabe ohne beglaubigte Unterschrift oder durch ein online übermitteltes Dokument ohne elektronische Unterschrift.
Unbeachtet dessen sehen die Statuten in zwei weiteren Fällen Folgendes vor:
„Ebenfalls gültig ist die Stimmabgabe durch den Gesellschafter mittels eines schriftlichen Dokuments mit notariell beglaubigter Unterschrift oder mittels eines Dokuments, das online mit elektronischer Unterschrift übermittelt wird. Der Vorstand kann diese Mittel jedoch auch ohne die Befugnis einer persönlichen oder elektronischen Unterschrift akzeptieren. In beiden Fällen muss die Abstimmung mindestens 24 Stunden vor Beginn der Versammlung bei der Gesellschaft eingegangen sein“.
Das Handelsregister vertrat die Auffassung, dass gemäß Artikel 189 Absatz 2 des LSC analog Artikel 522 desselben Gesetzes die Stimmabgabe auf jedem Wege der Fernkommunikation erfolgen kann, sofern die Identität der Person, die das Stimmrecht ausübt, ordnungsgemäß gewährleistet ist, weshalb das den Satz „Der Vorstand kann diese Mittel jedoch auch ohne Legitimität einer persönlichen oder elektronischen Unterschrift akzeptieren“ ablehnte.
Die DGRN hat jedoch in ihren Beschlüssen vom 25. und 26. April 2017 die gesetzliche Bestimmung für gültig erklärt, dass die Generalversammlung – aufgrund ihrer Souveränität oder ihres freien Handelns – die Stimmabgabe des Aktionärs durch ein schriftliches Dokument ohne rechtsgültige Unterschrift oder durch ein online übermitteltes Dokument ohne elektronische Unterschrift annehmen kann, da Artikel 521 des LSC nur die Gewährleistung der Identität des Betroffenen verlangt.
Darüber hinaus wurde, wie von der DGRN angegeben, im letzten Absatz die Massnahme hinzugefügt, dass „diese Abstimmung mindestens 24 Stunden vor Beginn der Versammlung bei der Gesellschaft eingehen muss„, was eine umsichtige Kontrolle der Identität der Person, die ihr Stimmrecht ausübt, ausreichend im Voraus ermöglicht.
d) Vorzeitige Fernabstimmung in der Generalversammlung
Vor kurzem hat die DGRN in ihrer Entscheidung vom 8. Januar 2018 über den Antrag auf Eintragung der Gründungsurkunde einer spanischen GmbH entschieden, deren Statuten die vorzeitige Fernabstimmung für die Generalversammlungen der Gesellschafter vorzusehen.
Das Handelsregister lehnte die Eintragung dieses Teils der Statuten mit der Begründung ab, dass eine vorzeitige Fernabstimmung, wie sie nur für börsennotierte Aktiengesellschaften (Artikel 521.2.c) des spanischen Kapitalgesetzes (LSC) vorgesehen ist, nicht für spanischen GmbH oder Aktiengesellschaften im Allgemeinen gilt.
Die DGRN kam jedoch erneut zu dem Schluss, dass wenn in den Statuten eine vorzeitige Fernabstimmung vorgesehen ist, dann ist diese bei Generalversammlungen zulässig, da dies nicht im spanischen Kapitalgesetz geregelt ist. Dasselbe gilt für die Abstimmung eines Geschäftsführers im Zusammenhang mit einer einberufenen und persönlich abzuhaltenden Vorstandssitzung, sofern dies in der Statuten vorgesehen ist.
Carla Villavicencio
Vilá Abogados
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13. April 2018
