Die Verordnung (EU) 2016/1191 des Europäischen Parlaments und des Rates vom vergangenen 6. Juli soll die Voraussetzungen zur Vorlage von öffentlichen Urkunden bezüglich der Freizügigkeit der europäischen Bürger im europäischen Raum vereinfachen.
Zudem sollen die Verwaltungsanforderungen für die Vorlage und Gültigkeit von öffentlichen Urkunden eines europäischen Staates in einem anderen Mitgliedsstaat erleichtert werden.
Die Verordnung ist anwendbar auf Urkunden, welche von den Behörden eines Staates im Einklang mit dessen Gesetzen ausgestellt wurden, und welche vor den Behörden eines anderen Staates vorgelegt werden müssen, und die persönlichen Daten des betroffenen Bürgers beinhalten, wie Personenstand, Abstammung, Staatsbürgerschaft, Adresse, Wohnsitz, Ehe und Vorstrafen.
Die Verordnung ist hingegen nicht anwendbar auf öffentliche Urkunden, die von Drittländern ausgestellt wurden, sowie beglaubigte Kopien betreffend Geburtsdaten, ausgestellt von einem Mitgliedsstaat.
Das Konzept „öffentliche Urkunde“ umfasst: die Verwaltungsdokumente, die Dokumente, die von einer Behörde oder einem Beamten der Justizorgane stammen, aber auch die notariellen Urkunden, offizielle Beglaubigungen über die Originaldokumente und von bevollmächtigten Mitarbeitern der Botschaften und Konsulate der Mitgliedsstaaten ausgestellte Dokumente.
Wenn ein Mitgliedsstaat die Vorlage einer öffentlichen Urkunde, ausgestellt von den Behörden eines anderen Mitgliedsstaates, verlangt, kann der Mitgliedsstaat nicht zusätzlich eine beglaubigte Kopie dieses Dokuments verlangen.
Es werden keine Übersetzungen verlangt, wenn die öffentliche Urkunde in einer offiziellen Sprache des Mitgliedsstaates verfasst ist, in dem diese vorgelegt werden soll; dies ist auch dann nicht erforderlich, wenn die Urkunde die Geburt, das Leben, den Wohnsitz oder Vorstrafen betrifft, solange ihr ein vielsprachiger Druck beigefügt ist, der die Voraussetzungen der Verordnung erfüllt. Eine Übersetzung ist auch dann nicht notwendig, wenn es sich um eine von einem nach den Gesetzen eines Mitgliedsstaates amtlich beeidigten Übersetzer angefertigte Übersetzung handelt.
Im Falle berechtigter Zweifel an der Echtheit einer vorgelegten öffentlichen Urkunde, beispielsweise hinsichtlich der Authentizität einer Unterschrift, der Eigenschaft in der der Unterschreibende tätig wird, der Identität des Stempels oder der Stempelmarke, oder einer möglichen Fälschung oder Veränderung, etabliert die Verordnung ein Verfahren, welches die Nachfrage bei einer von jedem Mitgliedsstaat bestimmten zentralen Behörde ermöglicht, welche auf diese innerhalb einer Frist von 5 Werktagen antworten soll. Sollte die Echtheit der Urkunde nicht bewiesen werden können, sind die Behörden nicht verpflichtet, diese amtlich zu bearbeiten.
Mit Ausnahme einzelner Aspekte wird die Verordnung am 16. Februar 2017 in Kraft treten.
Eduardo Vilá
Vilá Abogados
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09. September 2016
