Die Resolution der spanischen Behörde für Notar- und Registerrecht (DGRN) vom 16. März 2016 wirft Licht auf die Situationen, in welchen der Board of Directors („Consejo de Administración“) vor einem möglichen Stilltand, aufgrund des fehlenden Quorums für seine Bildung, steht.
Ausgangslage:
Der Board of Directors der Gesellschaft United Wineries bestand aus 3 Mitgliedern, von welchen ein Mitglied ausschied. Die zwei amtierenden Mitglieder versammelten sich am 18. März 2015 als Board of Directors und entschieden einstimmig die Einberufung der Aktionärsversammlung der Gesellschaft, um eine Reihe von Punkten zu ihrer Genehmigung zu unterbreiten. Die Aktionärsversammlung (nicht universal) traf sich am 28. April 2015 und genehmigte mehrheitlich die meisten der zur Debatte stehenden Punkte, inklusive die Neuernennung der Mitglieder des Board ofDirectors.
Die Satzung der Gesellschaft sah vor, dass der Board of Directors wirksam gebildet ist, wenn die Hälfte plus ein Mitgliede an der Versammlung teilnehmen.
Erörterter Punkt:
Die von einer Aktionärsversammlung getroffenen Entscheidungen sind gültig und im Handelsregister eintragbar, wenn die Einberufung der Aktionärsversammlung auf einer Entscheidung des Board of Directors basiert, in welcher:
*Satzungsgemäß die Mindestzahl der Mitglieder 3 ist;
*Einer der Mitglieder zurückgetreten ist, weshalb nur noch 2 aktive Mitglieder bestehen und
*Die Einberufung der Aktionärsversammlung zur Erneuerung der Mitglieder des Board of Directors unter anderen Entscheidungen, aufgrund der Entscheidung von den bestehenden zwei Mitgliedern erfolgt?
Das Handelsregister verweigerte die Eintragung der von der Aktionärsversammlung getroffenen Entscheidungen, mit der Begründung, dass die von einem unvollständigem Board of Directors einberufene Aktionärsversammlung nur für einen festgelegten Zweck Entscheidungen treffen kann, nämlich zur Neubesetzung des Board of Directors. Gemäß der Meinung des Handelsregisters, welche sich auf Artikel 171 des spanischen Kapitalgesellschaftsgesetzes („Ley de Sociedades de Capital“ (LSC)) beruft, war die Einberufung der Aktionärsversammlung nicht gültig und daher wurden die getroffenen Entscheidungen nicht im Handelsregister eingetragen.
Die DGRN betont die Notwendigkeit, dass die Gesellschaft permanent über ein Verwaltungsorgan verfügen und dessen zügige Funktionsfähigkeit garantiert werden muss, selbst in einer Blockade- oder anderer außergewöhnlichen Situation. Daher bekräftigt die DGRN, dass die Existenz von freien Stellen nicht die Eintragung eines neuen Mitglieds im Handelsregister verhindern kann, wenn dieser Umstand nicht die Funktionsfähigkeit des Organs verhindert.
Die Rechtsgrundlage der Resolution der DGNR liegt auf der Anwendung von Artikel 247.7 der LSC, aufgrund welchem der Board of Directors einer spanischen Aktiengesellschaft („Sociedad Anónima“) gültig gebildet ist, wenn an der Versammlung die Mehrheit der Mitglieder teilnehmen. In dem hier analysierten Fall, da der Board of Directors aus 3 Mitgliedern besteht, müssen zumindest 2 Mitglieder an der Versammlung teilnehmen, sodass diese als gültig bezeichnet werden kann.
Die Tatsache, dass es eine freie Stelle gibt, verhindert nicht die gültige Bildung des Boards of Directors und dass dieser beschlussfähig ist, selbst wenn in diesem Falleund solange die freie Stelle nicht wiederbesetzt wird, die zwei übrigen Mitglieder ihre Beschlüsse einstimmig treffen müssen.
Diese Schlussfolgerung hemmt jedoch nicht die Möglichkeit, dass die freie Stelle durch andere gesetzlich vorgesehene Mechanismen (Kooptation oder Entscheidung der Aktionärsversammlung) besetzt werden können. Außerdem verstößt dies nicht der Sorgfaltspflicht der bestehenden Mitglieder des Board of Directors, welche in der optimalen Form für die Interessen der Gesellschaft die Besetzung der freien Stelle durch die Einberufung der Aktionärsversammlung fordern müssen.
Zusammenfassend:
- Nicht jeder Rücktritt oder Abberufung eines Mittgliedes des Board of Directors führt zu einer Blockierung desselben, da aufgrund des Rücktritts oder der Abberufung der Board of Directors die Mehrheit seiner Mitglieder verliert. In einem solchen Fall, ist Artikel 171 LSC nicht anwendbar, da der vorgesehene Fall sich unterscheidet, d.h. dass nicht die Mehrheit der Mitglieder des Board of Directors zurückgetreten sind, sondern nur einer von drei Mitgliedern.
- Selbst wenn gewisse Beschlüsse in einer Versammlung des Board of Directors gefasst werden in welcher weniger Mitglieder als gesetzesgemäß oder in der Satzung der Gesellschaft vorgesehen, teilnehmen, aber eine Mehrheit der Mitglieder anwesend ist, sind die erwähnten Beschlüsse gültig. Jedoch ist zu verstehen, dass diese Regel nicht anwendbar ist, wenn es sich um Entscheidungen über Angelegenheiten handelt, die gesetzlich oder satzungsgemäß eine verstärkte Mehrheit (Stimmabgabe oder Anwesenheit), erfordern.
Eduardo Vilá
Vilá Abogados
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15. April 2016
