Der Vormarsch des virtuellen Zeitalters und die Digitalisierung des Gesellschaftsrechts erfordern eine Neuinterpretation klassischer Grundsätze, um sie an die zunehmend dezentrale Unternehmensrealität anzupassen. In diesem Zusammenhang stellt die Resolution der Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen (Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública) vom 21. November 2025 (nachfolgend „DGSJFP-Resolution“) einen wichtigen Fortschritt dar, da sie insbesondere die Funktion und Rolle des Notars bei ausschließlich online abgehaltenen Hauptversammlungen regelt.
Hintergrund und Kontext:
Es ist üblich, dass Unternehmen die Anwesenheit eines Notars bei Hauptversammlungen verlangen, um das Protokoll zu erstellen, insbesondere bei Streitigkeiten zwischen den Gesellschaftern. So wird sichergestellt, dass die festgehaltenen Fakten notariell beglaubigt werden.
In diesem Zusammenhang war die notarielle Gesetzgebung im Vergleich zum Handelsrecht bisher teilweise veraltet: Zwar sahen das spanische Aktiengesetz (LSC) und seine Durchführungsbestimmungen die Möglichkeit der notariellen Anwesenheit bei Versammlungen vor, es fehlte jedoch an Klarheit darüber, wo der Notar physisch anwesend sein musste, wenn die Versammlung virtuell stattfand und die Gesellschafter von verschiedenen Orten aus teilnahmen.
Es sei daran erinnert, dass gemäß Gesetz 5/2021 vom 12. April, veröffentlicht im Staatsanzeiger (BOE) am 13. April 2021, nach den Erfahrungen der COVID-19-Pandemie Artikel 182 bis in das Kapitalgesellschaftsgesetz (im Folgenden „LSC“) eingeführt wurde. Dieser Artikel regelt die Durchführung von ausschließlich online abgehaltenen Hauptversammlungen. Die Regelung erlaubt es Aktionären, Versammlungen elektronisch und ohne physische Anwesenheit abzuhalten, sofern folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Die Satzung des Unternehmens sieht diese Modalität ausdrücklich vor (oder gegebenenfalls eine Änderung der Satzung), oder
- Die Aktionäre stimmen dieser Modalität einstimmig zu, auch ohne entsprechende Bestimmung in der Satzung.
Das Gesetz schreibt außerdem Folgendes vor:
a) Die Identität der beteiligten Partner oder ihrer Vertreter.
b) Die effektive Teilnahme der Partner mittels geeigneter Fernkommunikationsmittel.
c) Die Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen entsprechend dem Stand der Technik und den Gegebenheiten des Unternehmens.
Konflikt und aufgeworfene Frage
Die an die DGSJFP (Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliche Aufgaben) gerichtete Frage betraf eine praktische, aber entscheidende Frage:
Darf ein Notar bei einer ausschließlich online abgehaltenen Sitzung das Protokoll von einem anderen Ort als dem Sitz der Gesellschaft aus erstellen, insbesondere vom Ort des Sitzungsleiters, der für die technischen und logistischen Aspekte des verwendeten Online-Systems verantwortlich ist?
Artikel 182, legt insbesondere fest, dass die Sitzung unabhängig vom Ort des Sitzungsleiters als am Sitz der Gesellschaft abgehalten gilt. In der Praxis herrschte jedoch Rechtsunsicherheit darüber, ob ein Notar außerhalb seines Zuständigkeitsbereichs tätig werden darf, um die Sitzung zu beglaubigen.
Neue duale Kriterien der DGSJFP
Angesichts dieser Situation hat die Generaldirektion eine Lösung mit zwei flexiblen Kriterien und zwei gültigen Optionen geschaffen:
- Traditionelle Kriterien: Der Notar kann im Sitz des Unternehmens anwesend sein und die virtuell stattfindende Sitzung aus der Ferne leiten. Dieser Ansatz wahrt die formale Logik des Sitzes des Unternehmens als Sitzungsort.
- Entscheidung des Vorsitzenden: Der Notar kann physisch am Sitzungstisch anwesend sein, d. h. dort, wo die technische Infrastruktur eingerichtet ist und die Sitzung in Echtzeit überwacht wird. Dieser Ort kann sich überall innerhalb des Staatsgebiets befinden, unabhängig von der Provinz, in der der Sitz des Unternehmens liegt.
Diese Flexibilität beseitigt die Rechtsunsicherheit, die durch widersprüchliche Auslegungen des Handels- und Notariatsrechts entsteht. Einerseits sieht das spanische Gesellschaftsgesetz (LSC) vor, dass die Hauptversammlung am Sitz der Gesellschaft stattfindet, andererseits legt das Notariatsgesetz und die dazugehörigen Verordnungen fest, dass die Zuständigkeit eines Notars an die Zuständigkeit seiner Berufsvereinigung gebunden ist.
Mit anderen Worten: Wenn die Hauptversammlung einer Gesellschaft mit Sitz in Madrid aufgrund ihres eingetragenen Sitzes als in Madrid abgehalten gilt, stellt sich die Frage, ob ein katalanischer Notar die Hauptversammlung leiten kann, obwohl sich die Versammlungsleitung physisch in Barcelona befindet.
Dieser duale Ansatz zielt darauf ab, vorhergehend Hürden der Berufsvereinigungen und die Notwendigkeit spezieller Genehmigungen verschiedener Notariatskammern zu beseitigen und sich an die Verlagerung von Gesellschaftern sowie die Realität virtueller Hauptversammlungen anzupassen.
Praktische Anwendungen
Die Verordnung hat unmittelbare Auswirkungen auf die Unternehmenslogistik und die Geschäftstätigkeit von Firmen und Unternehmen mit geografisch verteilten Partnern oder Geschäftsführern. So kann beispielsweise ein Unternehmen mit Hauptsitz in Madrid seine technischen Abläufe in Barcelona organisieren und einen katalanischen Notar beauftragen, das Protokoll persönlich im Beisein des Aufsichtsratsvorsitzenden zu erstellen – ohne dass eine besondere Genehmigung erforderlich ist.
Diese Regelung soll sicherstellen, dass die notarielle Urkunde uneingeschränkt gültig bleibt und sowohl das Unternehmen als auch den Notarberuf vor potenziellen Anfechtungen oder Konflikten aufgrund des Versammlungsortes schützt.
Fazit
Die Resolution der DGSJFP markiert einen Meilenstein in der Digitalisierung des spanischen Gesellschaftsrechts. Sie beseitigt territoriale Grenzen und etabliert ein flexibles Modell für die ausschließliche Online-Abhaltung von Hauptversammlungen.
Für international tätige Unternehmen schafft diese Regelung Klarheit hinsichtlich der Zuständigkeit des Notars und ermöglicht es, die Durchführung von Hauptversammlungen an die aktuellen technischen Gegebenheiten anzupassen, ohne an Rechtsgültigkeit einzubüßen. Letztlich macht sie die Digitalisierung zu einem strategischen Instrument moderner Corporate Governance.
Kengo Matsuoka
Vilá Abogados
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- Januar 2026
