Im Staatsanzeiger (BOE) vom 11. November 2022 wurde eine Resolution der Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentlichen Glauben (die „DGSJFP“) vom 13. Oktober 2022 bezüglich einer Qualifizierung des Handelsregisterführers aus Santa Cruz de Tenerife veröffentlicht, in der die Eintragung eines schriftlichen Verzichts der Position als Mitglied des Vorstands verweigert wurde.
In diesem Fall wird im Handelsregister ein notariell beglaubigtes Dokument vorgelegt, mit dem ein Vorstandsmitglied sein Amt niederlegt. Diesem Dokument war ein Sendungsnachweis per Bürofax an der Gesellschaft beigefügt, der von derselben interessierten Person elektronisch unterzeichnet wurde und mit derselben Inhalt des notariell beglaubigte Dokuments.
Der Registerführer hat die Eintragung aus folgendem Grund ausgesetzt: Gemäß Artikel 147.1 der Handelsregisterordnung muss der Rücktritt von der vom Verwalter gewährten Position der Gesellschaft zuverlässig in der in Artikel 202 der Notarordnung vorgesehenen Weise zugestellt werden, d.h. die Zusendung durch den Notar des beglaubigten Briefes mit Empfangsbestätigung an den Sitz der Gesellschaft, und mit einem Lieferungsbeweis.
Gegen diese Qualifizierung wurde Berufung eingelegt mit der Begründung, dass die Zustellung „von Burofax mit Sendungssbestätigung und Inhaltsbescheinigung erfolgte, die an den eingetragenen Sitz der Gesellschaft gesendet wurde, auch mit einer Empfangsbestätigung“.
Die Generaldirektion weist die Berufung zurück und bestätigt den Vermerk aus folgenden Gründen:
In Bezug auf die Form der Zustellung eines Verzichts eines Verwalters muss nur daran erinnert werden, dass die Gesellschaft rechtzeitig Kenntnis von den offenen Stellen bedarf, die aus irgendeinem Grund in seinem Verwaltungsorgan auftreten, um unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen treffen zu können, um diesen Stellen zu ersetzen. Aus diesem Grund setzt die Eintragung des Verzichts dessen vorherige zuverlässige Mitteilung an die Gesellschaft voraus.
Schließlich kam die Generaldirektion zu dem Schluss, dass die notarielle Urkunde, die die Zusendung per Einschreiben mit Empfangsbestätigung des Rücktrittsdokuments bestätigt, als ausreichend angesehen werden sollte, vorausgesetzt, dass die Sendung an den eingetragenen Sitz der Gesellschaft erfolgt, und aus der Empfangsbestätigung der Lieferung sich ergibt; falls die Zusendung erfolglos war, muss der Notar die Zustellung gemäß den in Artikel 202 der Notariatsordnung festgelegten Bedingungen persönlich besorgen.
Vilá Abogados
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9. Dezember 2022
