2022年10月13日付法的安全・公文書管理局（以下「公文書管理局」という。）決定が、翌11月11日付スペイン官報にて公示された。当該決定は、ある会社の取締役会構成員である取締役の役職辞任にかかる文書の登記申請をテネリフェ商業登記所所属の登記官が却下したことに関するものである。
本事案において、公証人による署名認証がされた文書が商業登記所に提出された、当該文書により、取締役構成員がその役職を辞任する内容であった。当該文書は内容証明郵便にて会社に送られたことの証明書及び同一人物による電子署名がされ、内容についても手書き署名及び交渉人の認証によって一致することの証明書が付されていた。
登記官は、次の理由をもとに、登記申請を却下した。: 商業登記規則第147.1条に従い、取締役によって作成された役職の辞任書は、公証規則第202条に定められている方法で、確実に会社に通知されなければならない。具体的には、会社の住所への受領確認付きの証明郵便の効果を伴う公証人による送付であり、受領確認には当該辞任通知が正式に届けられたことが示されていなければならない。
この却下通知に対して、辞任にかかる通知は「受領確認及び内容証明付きのBurofax（内容証明郵便）で会社の本店所在地宛に送られており、会社の受領確認書においてその旨が明確に記載されている。」と主張し、異議を申し立てた。
公文書管理局は、以下を根拠として、本件異議申立てを却下し、商業登記官の評価を確認した。
取締役辞任の通知の形態については、公文書管理局の見解では、会社に対して、なんらかの理由により経営組織において取締役の欠員が生じた場合には適時に把握することを要請しているということに留意されたい。これは、そのような欠員が生じた場合に適切な予防措置を即時に適用することができるようにするためである。したがって、取締役辞任の認識は会社に対する信頼あるコミュニケーションの対象となる、とした。
最後に、公文書管理局は、送付が会社自身の（登記簿上の）本店所在地宛になされ、当該送付が当該住所において間違いなく配達された旨の受領確認書がある限り、受領確認付き証明郵便で送られた取締役辞任文書を証明する公証人証書が十分な形態であると考えるべきと結論づけた。また、別の事案において、当該郵便による送付が成功しなかった場合、公証規則第202条の定めるところに従い、公証人自らが通知を届けなければならないと確認した。
ヴィラ法律事務所
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2022年12月9日
