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El 16 de febrero de 2019 entró en vigor el Reglamento (UE) 2016/1191 (el “Reglamento”), que tiene por objeto la reducción de la burocracia entre los países de la Unión Europea. Específicamente, el Reglamento se suprime la necesidad de apostillar mediante la “Apostilla de la Haya” y traducir algunos documentos públicos con el fin de que tengan efectos en otros países de la Unión Europea.

Antes de que entrara en vigor este Reglamento, los ciudadanos que quisieran presentar un documento público procedente de sus países en otros países de la Unión Europea, debían obtener un sello de autenticidad llamado “Apostilla de la Haya”, junto con la traducción del documento al idioma oficial del país en que debía surtir efecto.

El nuevo Reglamento, sin embargo, simplifica los siguientes procedimientos:

(1) Se suprime el requisito de apostillar los documentos públicos mediante la Apostilla de la Haya.

(2) Se suprime la obligación de facilitar original y copia certificada en el momento de presentación de los mismos, debiendo los países aceptar las copias certificadas, directamente.

(3) Se suprime la obligación del ciudadano de facilitar una traducción de algunos documentos públicos. Debiendo el país emisor del documento facilitar un impreso multilingüe para todas las lenguas de la Unión Europea, no pudiendo la autoridad receptora exigir la traducción, salvo en circunstancias especiales.

(4) En caso de que se exija traducción certificada del documento público, los países deben aceptar la traducción certificada realizada en cualquier país de la Unión Europea.

A pesar de lo anterior, las autoridades de los países pueden comprobar la autenticidad de los documentos públicos con las autoridades emisoras si el documento presentado les genera dudas en cuanto a su autenticidad.

No obstante, el Reglamento, impone las siguientes limitaciones:

(a) Se entenderá por documento público exclusivamente los siguientes documentos:

  1. Los documentos emitidos por un órgano jurisdiccional
  2. Los documentos administrativos
  3. Las actas notariales
  4. Los certificados oficiales que hayan sido colocados sobre documentos privados
  5. Los documentos diplomáticos y consulares

(b) Los ámbitos en los que se aplicará están muy restringidos:

  1. Ámbitos para los que hay obligación de emitir impreso multilingüe: el nacimiento, el hecho de que una persona esté viva, la defunción, el matrimonio, la unión de hecho registrada, el domicilio o la residencia, la ausencia de antecedentes penales.
  2. Otros ámbitos en los que no hay obligación de emitir impreso multilingüe: el nombre, el divorcio, la separación judicial o anulación del matrimonio, la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o anulación de una unión de hecho registrada, la filiación, la adopción, la nacionalidad y el derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones municipales y las elecciones al Parlamento Europeo.

Si bien es cierto que las obligaciones que impone el Reglamento no son de aplicación para todo tipo de documentos, ni en todos los ámbitos, su entrada en vigor supone un gran salto en la simplificación de la burocracia y los estrictos controles de autenticidad dentro de la Unión Europea, lo que se traducirá en un gran alivio para los despachos de abogados y gestorías que lidien con documentos públicos oficiales y, más específicamente, para el ciudadano europeo.

Para más información, contacte con

Pedro Blanco

va@vila.es

Barcelona, 15 de marzo de 2019

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