La Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) de 12 de febrero de 2015, basada en la Ley 14/2013 de Apoyo a los Emprendedores, pretendía agilizar el sistema de legalización de libros de los empresarios. No obstante, surgieron notables problemas y dudas en la práctica sobre el grado de seguridad aplicable a la transmisión de los datos (archivos electrónicos) desde el empresario al Registro Mercantil, especialmente relevantes cuando los libros de actas pueden contener deliberaciones o decisiones de alto nivel estratégico que podrían caer en manos de terceros a través de irrupciones de “hackers” en el sistema informático. Estas cuestiones pretenden solventarse con una nueva Instrucción de la DGRN de 1 de julio de 2015, publicada en el BOE el pasado 8 de julio,
MODIFICACIONES DE LA INSTRUCCIÓN DE 12 DE FEBRERO DE 2015.
La instrucción de 1 de julio dispone de varias medidas relativas a la seguridad y privacidad de los ficheros que contienen los libros de los empresarios, y que se resumen a continuación:
a) Medidas generales de seguridad en el tratamiento de los ficheros de libros presentados telemáticamente en el Registro para su legalización.
- Estos ficheros serán borrados una vez el registrador haya expedido la certificación de legalización. Si la calificación fuera defectuosa, y no se haya subsanado, se destruirán cuando caduque el asiento de presentación.
- El procedimiento de recepción y gestión de los ficheros asegurará la trazabilidad informática de los trámites y de las personas que hayan intervenido en ellos.
b) Seguridad en ficheros a libros remitidos al Registro sin cifrar.
- El responsable de los ficheros generados por el trámite de legalización es el registrador mercantil y por tanto debe adoptar medidas para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal, así como su secreto mientras estén en su poder.
- No obstante, a efectos de medio de prueba en un proceso judicial, el empresario deberá conservar un soporte informático de idéntico contenido y formato que los ficheros de los libros presentados. Cuando el juzgado demande ese fichero, el empresario sólo deberá la copia del fichero legalizado y la certificación acreditativa de la legalización.
c) Ficheros cifrados. Protección especial.
- Cuando el empresario lo solicite, podrá usar la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores para encriptar los ficheros, que será de uso gratuito.
- En este caso, el registrador certificará tanto el contenido como que el algoritmo generado por los ficheros cifrados coincide con el que consta en la relación de libros presentados.
d) Entidades prestadoras de servicios de certificación. La instrucción permite el cifrado por terceros, al margen del sistema gratuito ofrecido por el Colegio de Registradores.
- El empresario también podrá utilizar un sistema cifrado de doble clave (pública y privada) proporcionada por entidades de certificación de firma electrónica reconocida, entidad que actuará como un “tercero de confianza”. Estas entidades prestarán su servicio según lo previsto en la Ley 34/2002 de Servicios de la Sociedad de la Información.
e) Los libros legalizados en blanco con asientos a un ejercicio iniciado tras el 29 de septiembre de 2013 y cerrado antes del 31 de diciembre de 2014, que no hayan sido trasladados a un nuevo libro en formato electrónico, no tendrán que volver a legalizarse.
f) Presentación en el Registro Mercantil.
La legalización de libros podrá realizarse conjuntamente en un solo acto o por separado, pudiendo cifrarse todos o sólo alguno de ellos. Los libros no obligatorios no será necesario que se legalicen telemáticamente.
Persisten las dudas sobre la suficiencia de estas medidas de seguridad para garantizar la confidencialidad de los datos contenidos en los ficheros, siendo posible que resulten insuficientes, a la vista de la imparable carrera que existe entre la protección de los datos en la Red y la capacidad técnica para irrumpir en zonas de acceso restringido, sea por pura diversión, sea con objetivos delictivos. Por eso, la exposición de motivos de la Instrucción deja la puerta abierta a futuras reformas que pueden modificar o detallar los procedimientos telemáticos de legalización de los libros de empresarios, persiguiendo el objetivo de digitalizar el proceso pero sin desatender los derechos de confidencialidad y seguridad de los propios empresarios.
Eduardo Vilá
Vilá Abogados
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10 de julio de 2015
