Mit dem Gesetz 14\/2013 vom 27. September zur Unterst\u00fctzung von Unternehmern und ihrer Internationalisierung und insbesondere auf der Grundlage der diesbez\u00fcglichen Auslegung durch die Generaldirektion des Registers und der Notare (die „DGRN“) vom 12. Februar 2015 wurde eine Verpflichtung f\u00fcr alle Unternehmen eingef\u00fchrt, ihre Gesch\u00e4ftsb\u00fccher telematisch zu legalisieren. Diese neue Verpflichtung ver\u00e4nderte das bestehende kommerzielle Buchhaltungssystem vollst\u00e4ndig. Bisher gab es keine Verpflichtung, dem Handelsregister die im Laufe des Jahres unterzeichneten Protokolle zu melden, sondern die Firma schrieb diese Protokolle einfach in ihr eigenes Protokollbuch um.<\/p>\n
Wenn das Unternehmen sein erstes elektronisches Exemplar der Gesch\u00e4ftsb\u00fccher versendet, muss die Tatsache, dass das vorherige Buch in seiner Gesamtheit verwendet wurde, von der Verwaltungsbeh\u00f6rde best\u00e4tigt und als Anlage beigef\u00fcgt werden.<\/p>\n
In dem Fall, in dem der DGRN-Beschluss am 21. Februar 2019 erging, wurde die Praxis der Legalisierung eines Protokollbuchs mit Vorlage der entsprechenden Dokumentation telematisch beantragt. Da es aufgrund der fehlenden Zertifizierung durch die Verwaltungsbeh\u00f6rde negativ bewertet wurde, wurde die Dokumentation erneut zusammen mit dem ausgestellten Zertifikat vorgelegt, aus dem hervorgeht, dass das zuvor am 11. Mai 1999 legalisierte Buch am 20. Juli 2017 geschlossen wurde. Es erwies sich jedoch als fehlerhaft, weil das Abschlussdatum des vorherigen Buches nicht korrekt war, was die Frage aufwirft, was das korrekte Datum f\u00fcr den Abschluss des vorherigen Buches ist.<\/p>\n
Zu Beginn dieses Systems der Legalisierung von Handelsb\u00fcchern im Telematikmodus wurden von der DGRN mehrere Anweisungen herausgegeben. Die Anweisungen basierten auf der Annahme, (i) dass die Legalisierung des Protokollbuchs immer nach Abschluss des Gesch\u00e4ftsjahres erfolgt, (ii) dass das Format des Mediums ausschliesslich elektronisch sein muss und (iii) dass die Pr\u00e4sentationsmittel immer telematisch sein m\u00fcssen. Kurz gesagt, die \u00dcbergangsregeln lauteten wie folgt:<\/p>\n
(a) F\u00fcr die ab dem 29. September 2013 er\u00f6ffneten Gesch\u00e4ftsjahre von Unternehmen musste die telematische Pr\u00e4sentation der obligatorischen B\u00fccher in elektronischem Format in \u00dcbereinstimmung mit dem neuen System ohne vorherige Legalisierung von B\u00fcchern in Papier- und Blankoformat erfolgen.<\/p>\n
(b) Zuvor legalisierte Blankob\u00fccher konnten bis zum Ende des Finanzjahres verwendet werden.<\/p>\n
(c) Wenn das Buch nicht geschlossen wurde und Eintragungen auch nach diesem Datum, sp\u00e4testens jedoch bis zum 31. Dezember 2014, vorgenommen wurden, war keine weitere Legalisierung angebracht.<\/p>\n
(d) Wenn das Buch nicht geschlossen wurde und weiterhin Eintr\u00e4ge f\u00fcr Gesch\u00e4ftsjahre vorgenommen wurden, die nach dem 1. Januar 2015 begannen, musste das Buch geschlossen und die letzteren Eintr\u00e4ge in das neue Buch \u00fcbertragen werden, das in elektronischem Format ge\u00f6ffnet werden sollte.<\/p>\n
Im fraglichen Fall wurde das vorherige Buch am 11. Mai 1999 legalisiert und am 20. Juli 2017 geschlossen. Nach den oben genannten Kriterien h\u00e4tte das Abschlussdatum mit dem Abschlussdatum des Finanzjahres, das vor dem 29. September 2013 begonnen hat, zusammenfallen m\u00fcssen, in jedem Fall jedoch nicht sp\u00e4ter als am 31. Dezember 2014.<\/p>\n
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Mika Tsuyuki<\/p>\n
Vil\u00e1 Abogados<\/p>\n
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